Ingebrekestelling verkoper of dienstverlener

Vul de onderstaande velden in. Op basis van uw invoer genereert onze AI een op maat gemaakt professioneel document.

Heeft een verkoper of dienstverlener een afspraak niet nagekomen? Met een ingebrekestelling geeft u de andere partij formeel een laatste kans om alsnog te leveren, te herstellen of terug te betalen. Tegelijkertijd legt u de tekortkoming schriftelijk vast als basis voor verdere stappen.

Wat is een ingebrekestelling aan een verkoper of dienstverlener?

Een ingebrekestelling is een formele brief waarmee u een verkoper of dienstverlener schriftelijk op de hoogte stelt dat hij een afspraak niet is nagekomen. U geeft daarin een concrete termijn waarbinnen de ander het probleem moet oplossen. Doet hij dat niet, dan heeft u een schriftelijk bewijs dat u de ander een redelijke kans heeft gegeven. Dat bewijs is nodig als u de overeenkomst wilt ontbinden of schadevergoeding wilt eisen.

De brief beschrijft wat er is afgesproken, wat er is misgegaan en wat u verwacht. U kiest zelf of u wilt dat het product alsnog wordt geleverd, de dienst alsnog wordt uitgevoerd, of dat u uw geld terugkrijgt.

Wanneer gebruikt u een ingebrekestelling?

✅ Een webshop heeft uw bestelling niet geleverd binnen de afgesproken termijn.
✅ Een aannemer of opdrachtnemer heeft het werk niet of niet goed afgerond.
✅ Een dienstverlener heeft de afgesproken dienst niet uitgevoerd.
✅ U wilt uw geld terugvragen omdat een product of dienst niet is geleverd.
✅ U wilt schriftelijk vastleggen dat u de ander een redelijke termijn heeft gegeven.
✅ U overweegt verdere stappen en heeft eerst een formele aanmaning nodig.
❌ Het gaat om een conflict met een werkgever of werknemer over arbeidsvoorwaarden.
❌ U wilt een huurder of verhuurder aanspreken op verplichtingen uit een huurcontract.
❌ U heeft al een rechtszaak of incassoprocedure gestart en heeft geen aanmaning meer nodig.

Hoe stelt u de ingebrekestelling op?

8 stappen

Vul uw eigen gegevens in. Voer uw naam, adres en e-mailadres in. Deze gegevens verschijnen als afzendergegevens op de brief.
Voer de gegevens van de ontvanger in. Vul de naam en het adres in van de verkoper, het bedrijf of de dienstverlener aan wie u de brief stuurt.
Beschrijf de afspraak. Leg zo concreet mogelijk uit wat er is afgesproken: wat u heeft besteld of opgedragen, wanneer dat was en wat de afgesproken leverdatum of uitvoerdatum was.
Beschrijf wat er is misgegaan. Geef aan wat er niet is geleverd of uitgevoerd zoals afgesproken. Vermeld ook eerdere contactpogingen als u die heeft gedaan.
Kies wat u wilt. Geef aan of u wilt dat het product alsnog wordt geleverd, de dienst alsnog wordt uitgevoerd, of dat u uw betaling terugkrijgt.
Vul het betaalde bedrag en uw IBAN in. Als u terugbetaling wilt, vul dan het bedrag en uw rekeningnummer in zodat de ontvanger precies weet wat en waar hij moet terugstorten.
Controleer de brief. Lees de gegenereerde brief door en controleer of alle feiten kloppen, de namen correct zijn gespeld en de omschrijving de situatie goed weergeeft.
Verstuur de brief. Download de brief en stuur hem op. Gebruik bij voorkeur aangetekende post of e-mail met ontvangstbevestiging, zodat u kunt aantonen dat de brief is aangekomen.

Praktische aandachtspunten

Een ingebrekestelling is het sterkst als de brief duidelijk, concreet en feitelijk is. Houd rekening met de volgende punten:

Termijn van 14 dagen. De brief geeft de ontvanger 14 dagen de tijd om actie te ondernemen. Dit is een gebruikelijke en redelijke termijn. Zorg dat u de brief op een aantoonbare manier verstuurt, zodat de termijn duidelijk ingaat.
Bewaar bewijsstukken. Sla de originele bestelling, factuur, betalingsbewijs en eerdere correspondentie op. Deze documenten ondersteunen uw positie als u verdere stappen moet zetten.
Verstuur aantoonbaar. Stuur de brief aangetekend of per e-mail met leesbevestiging. Zo kunt u later bewijzen dat de ontvanger de brief heeft ontvangen en wanneer de termijn is ingegaan.
Wees feitelijk en zakelijk. Beschrijf alleen wat er feitelijk is afgesproken en wat er feitelijk is misgegaan. Vermijd emotionele taal of dreigementen die verder gaan dan de inhoud van de brief.
Een ingebrekestelling is geen garantie. De brief legt de situatie vast en geeft de ander een laatste kans, maar biedt geen zekerheid over de uitkomst. Of verdere stappen zinvol zijn, hangt af van de specifieke situatie.

Voorbeelden van situaties

Webshop levert bestelling niet

U heeft een laptop besteld en betaald bij een webshop. De beloofde leverdatum is al twee weken verstreken. U heeft twee keer contact opgenomen maar niets gehoord. Met de ingebrekestelling geeft u de webshop 14 dagen om alsnog te leveren of uw betaling terug te storten.

Aannemer rondt werk niet af

U heeft een aannemer ingehuurd voor een verbouwing. Het werk is halverwege gestopt en de aannemer reageert niet meer op uw berichten. U stelt hem formeel in gebreke en eist dat het werk binnen 14 dagen wordt afgerond, of dat hij de al betaalde kosten terugbetaalt.

Dienstverlener voert opdracht niet uit

U heeft een schoonmaakbedrijf ingehuurd voor een eenmalige grote schoonmaakbeurt. Het bedrijf is niet komen opdagen op de afgesproken datum en heeft geen contact opgenomen. U vraagt via de ingebrekestelling om alsnog de dienst uit te voeren of uw vooruitbetaling terug te storten.

Reparateur lost probleem niet op

U heeft uw wasmachine laten repareren, maar het apparaat vertoont na de reparatie nog steeds hetzelfde probleem. U stelt de reparateur in gebreke en eist dat hij het apparaat alsnog deugdelijk repareert binnen de gestelde termijn.

Wat doet u na het versturen van de brief?

Bewaar een kopie. Sla de verstuurde brief op samen met het bewijs van verzending, zoals een track-and-trace bevestiging of een e-mailbevestiging.
Wacht de termijn af. Geef de ontvanger de volledige 14 dagen de tijd om te reageren of actie te ondernemen. Neem in die periode geen verdere stappen.
Leg reacties vast. Bewaar alle reacties van de andere partij, ook als die mondeling zijn. Noteer datum en inhoud van telefoongesprekken.
Beoordeel de reactie. Reageert de ontvanger positief en lost hij het probleem op? Dan is de zaak afgedaan. Reageert hij niet of onvoldoende? Dan kunt u verdere stappen overwegen.
Overweeg vervolgstappen. Als de termijn verstrijkt zonder resultaat, kunt u denken aan het inschakelen van een geschillencommissie, het starten van een incassoprocedure of het zoeken van juridische hulp. Welke stap het meest passend is, hangt af van uw situatie en het bedrag dat in het geding is.

Veelgestelde vragen

Moet ik de ingebrekestelling aangetekend versturen?

Dat is niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. Aangetekende post of een e-mail met leesbevestiging geeft u bewijs dat de brief is ontvangen en wanneer de termijn van 14 dagen is ingegaan. Dat bewijs kan belangrijk zijn als u later verdere stappen moet zetten.

Wat gebeurt er als de verkoper of dienstverlener niet reageert binnen 14 dagen?

Als de ontvanger niet binnen de gestelde termijn reageert of actie onderneemt, kunt u verdere stappen zetten. Denk aan het ontbinden van de overeenkomst, het terugvragen van uw betaling of het inschakelen van een geschillencommissie of rechter. De ingebrekestelling vormt daarvoor de schriftelijke basis.

Kan ik deze brief ook sturen als ik al eerder heb geklaagd?

Ja. Eerdere klachten of contactpogingen kunt u in de brief vermelden als onderbouwing van de tekortkoming. De ingebrekestelling is juist bedoeld als formele stap nadat informeel contact niets heeft opgeleverd.

Wat als ik zowel levering als terugbetaling wil?

U kiest in de brief een concrete eis: alsnog leveren, repareren of terugbetalen. Het is duidelijker om een van deze opties te kiezen. Als u wilt dat de ander eerst alsnog levert en anders terugbetaalt, kunt u dat in de omschrijving van de situatie toelichten.

Is een ingebrekestelling hetzelfde als een aanmaning?

Een aanmaning wordt vaak gebruikt bij het innen van een openstaande betaling. Een ingebrekestelling is breder: die stelt de andere partij formeel in de gelegenheid een tekortkoming te herstellen, en legt de basis voor ontbinding of schadevergoeding als dat niet gebeurt. In de praktijk worden de termen soms door elkaar gebruikt.

Ingebrekestelling verkoper/dienstverlener