Reminderbrief met termijn en escalatiepad.
Heeft u al eerder contact opgenomen met een webshop over een probleem met uw bestelling, maar krijgt u geen antwoord? Met deze herinneringsbrief stelt u de webshop formeel op de hoogte, stelt u een duidelijke termijn en maakt u duidelijk welke stappen u zet als er opnieuw geen reactie volgt.
Een herinneringsbrief aan een webshop is een formele brief die u stuurt nadat u eerder contact heeft opgenomen over een probleem met uw bestelling, maar geen reactie heeft ontvangen. De brief vat uw eerdere klacht samen, herhaalt wat u van de webshop verwacht en stelt een concrete termijn waarbinnen de webshop moet reageren.
De brief bevat ook een escalatiepad: u geeft aan welke vervolgstappen u zet als de webshop opnieuw niet reageert. Denk aan een melding bij ACM Consuwijzer, het voorleggen van het geschil aan de Geschillencommissie of het inschakelen van juridische hulp. Zo staat u sterker als u later verdere actie moet ondernemen.
Als consument heeft u bij een aankoop via een webshop recht op een product of dienst die voldoet aan wat is afgesproken. Reageert de webshop niet op uw klacht, dan is het verstandig om dit schriftelijk vast te leggen. Een herinneringsbrief met een duidelijke termijn laat zien dat u de zaak serieus neemt en geeft u een sterker uitgangspunt als u later verdere stappen wilt zetten.
Stel in de brief een redelijke termijn voor een reactie. Een termijn van 14 dagen is gebruikelijk en wordt in de praktijk als redelijk beschouwd. Geef duidelijk aan wat u verwacht en wat u doet als de webshop niet reageert.
Bewaar alle communicatie met de webshop: e-mails, screenshots van chats, bevestigingsmails en uw eigen brief. Dit is waardevol als u het geschil later wilt voorleggen aan een externe instantie.
Heeft u een ordernummer? Vermeld dit altijd in de brief. Zo is er geen onduidelijkheid over welke bestelling uw klacht betreft.
Wilt u terugbetaling? Vermeld dan uw IBAN in de brief, zodat de webshop direct kan overmaken als zij uw verzoek inwilligen.
Deze brief is een herinneringsbrief en geen eerste klacht. Gebruik dit document alleen als u al eerder contact heeft opgenomen en geen reactie heeft ontvangen.
U heeft een product besteld en betaald, maar het pakket is nooit aangekomen. U heeft de webshop twee weken geleden gemaild via het contactformulier, maar heeft geen reactie ontvangen. U stuurt nu een herinneringsbrief met het ordernummer, het betaalde bedrag en uw IBAN, en geeft de webshop 14 dagen om het bedrag terug te storten of het product alsnog te leveren.
U heeft een elektrisch apparaat ontvangen dat bij aankomst beschadigd was. U heeft direct contact opgenomen via de chat van de webshop en gevraagd om een vervangend product, maar heeft sindsdien niets meer gehoord. Met deze herinneringsbrief herhaalt u uw verzoek en stelt u een duidelijke deadline.
U bestelde een jas in maat L, maar ontving maat S. U heeft de webshop per e-mail gevraagd om het juiste product te sturen of uw geld terug te geven. Na twee weken heeft u nog steeds geen reactie. U stuurt nu een formele herinnering met uw ordernummer en de gewenste oplossing.
U heeft via een webshop een digitale dienst gekocht die niet werkt zoals beschreven. U heeft de klantenservice meerdere keren benaderd zonder resultaat. Met deze brief maakt u duidelijk dat u een reactie en een oplossing verwacht binnen 14 dagen.
Stuur de brief bij voorkeur zowel per e-mail als per post naar de webshop. Zo heeft u bewijs dat de brief is verstuurd en kunt u later aantonen wanneer de termijn is ingegaan. Bewaar een kopie van de brief en noteer de datum van verzending.
Wacht de termijn van 14 dagen af. Reageert de webshop binnen die termijn en lost zij het probleem op? Dan is de zaak afgehandeld. Reageert de webshop niet of niet naar tevredenheid? Dan kunt u de volgende stappen overwegen.
U kunt een melding doen bij ACM Consuwijzer. Dit is de consumentenorganisatie die toezicht houdt op eerlijke handel. Uw melding helpt ACM om patronen bij webshops te signaleren.
U kunt het geschil ook voorleggen aan de Geschillencommissie, als de webshop is aangesloten bij een erkend keurmerk zoals Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk. De Geschillencommissie doet een bindende uitspraak.
Als laatste stap kunt u juridische hulp inschakelen of de zaak voorleggen aan de rechter. Bewaar in dat geval alle correspondentie, inclusief uw herinneringsbrief en het bewijs van verzending.
Nee, deze brief is bedoeld als herinnering na een eerder contact dat geen reactie heeft opgeleverd. Heeft u nog geen contact opgenomen, gebruik dan eerst een eerste klachtbrief.
U kunt de brief per e-mail versturen, maar het is verstandig om dit ook per post te doen. Zo heeft u een bewijs van ontvangst en staat u sterker als u later verdere stappen wilt zetten.
Webshops zijn verplicht hun contactgegevens duidelijk te vermelden. Kunt u geen adres vinden, stuur de brief dan per e-mail en bewaar een screenshot van uw verzonden bericht. U kunt ook het handelsregister raadplegen voor de geregistreerde gegevens van het bedrijf.
Als de webshop niet reageert, kunt u een melding doen bij ACM Consuwijzer, het geschil voorleggen aan de Geschillencommissie of juridische hulp inschakelen. Bewaar alle communicatie en uw herinneringsbrief als bewijs.
Nee, het vermelden van uw IBAN is optioneel. Het is alleen zinvol als u terugbetaling vraagt. Door uw IBAN te vermelden, maakt u het de webshop gemakkelijk om direct over te maken als zij uw verzoek inwilligen.
Onze tool groeit dagelijks. Bekijk alvast alle beschikbare documenttemplates.