Heeft u iets besteld maar blijft de levering uit na de afgesproken datum? Met deze brief stelt u uw leverancier formeel in gebreke, geeft u een laatste termijn om alsnog te leveren en kondigt u ontbinding van de overeenkomst aan als de levering uitblijft.
Wat is een aanmaning wegens te late levering?
Een aanmaning wegens te late levering is een formele brief waarmee u een leverancier of verkoper schriftelijk op de hoogte stelt dat de afgesproken leverdatum is verstreken en de levering nog steeds niet heeft plaatsgevonden. In de brief eist u dat de levering alsnog binnen een nieuwe, concrete termijn plaatsvindt.
Tegelijkertijd kondigt u aan wat de gevolgen zijn als de leverancier ook die nieuwe termijn niet haalt: u ontbindt de overeenkomst en maakt aanspraak op terugbetaling van het bedrag dat u al heeft betaald. Als u door de vertraging extra kosten of schade heeft geleden, kunt u dat in de brief ook benoemen en uw recht voorbehouden om die schade te verhalen.
Deze brief staat ook wel bekend als een ingebrekestelling. Het is een belangrijk document omdat het uw positie schriftelijk vastlegt en de leverancier een officieel en gedocumenteerd signaal geeft dat u verdere stappen zet als er niets verandert.
Wanneer gebruikt u deze brief?
- ✅ U heeft iets besteld en de afgesproken leverdatum is verstreken zonder dat u het heeft ontvangen.
- ✅ U wilt de leverancier officieel in gebreke stellen en een laatste kans geven om alsnog te leveren.
- ✅ U overweegt de overeenkomst te ontbinden als de levering niet snel plaatsvindt.
- ✅ U wilt uw betaalde bedrag terugvragen als de levering definitief uitblijft.
- ✅ U heeft door de late levering extra kosten of schade geleden en wilt dat schriftelijk vastleggen.
- ✅ U wilt een formele brief sturen naar een bedrijf of verkoper met een ordernummer als referentie.
- ❌ U heeft het product wel ontvangen, maar het is beschadigd of niet wat u heeft besteld.
- ❌ U wilt een klacht indienen over de kwaliteit van een al geleverd product.
- ❌ Het gaat om een dienst die niet of slecht is uitgevoerd, niet om een fysieke levering.
Hoe stelt u deze brief op?
6 stappen- Verzamel uw bestelgegevens. Zoek uw orderbevestiging op. Noteer het order- of referentienummer, de omschrijving van wat u heeft besteld, de datum waarop u de bestelling heeft geplaatst en de afgesproken leverdatum.
- Bepaal een nieuwe uiterste leveringsdatum. Kies een redelijke maar concrete datum waarop de levering uiterlijk moet plaatsvinden. Dit is de laatste termijn die u de leverancier geeft.
- Noteer eventuele schade of extra kosten. Als u door de vertraging aantoonbare kosten heeft gemaakt of schade heeft geleden, schrijf dit dan kort op. Denk aan een aannemer die u moest afzeggen of vervangende kosten die u heeft gemaakt.
- Vul het formulier in. Voer uw eigen gegevens in, de naam en het adres van de ontvanger, en alle bestelgegevens. Vul de nieuwe uiterste leveringsdatum in en voeg eventuele schade toe.
- Controleer de gegenereerde brief. Lees de brief zorgvuldig door. Controleer of alle datums, het ordernummer en de omschrijving van uw bestelling correct zijn weergegeven en of de naam van de ontvanger klopt.
- Download en verstuur de brief. Download de brief en stuur deze bij voorkeur per aangetekende post naar de leverancier. Bewaar een kopie van de brief en het bewijs van verzending voor uw eigen administratie.
Praktische aandachtspunten
- Schriftelijk bewijs is belangrijk. Stuur de brief bij voorkeur per aangetekende post, zodat u kunt aantonen dat de leverancier de brief heeft ontvangen. Een e-mail met leesbevestiging kan ook, maar aangetekende post geeft meer zekerheid.
- Stel een realistische termijn. De nieuwe uiterste datum die u stelt, moet redelijk zijn in verhouding tot de aard van de bestelling. Een te korte termijn kan uw positie verzwakken.
- Bewaar alle communicatie. Sla eerdere berichten, orderbevestigingen en eventuele reacties van de leverancier op. Dit is waardevol als u later verdere stappen moet zetten.
- Betaald bedrag en terugbetaling. Als u de overeenkomst ontbindt omdat de levering uitblijft, heeft u in beginsel recht op terugbetaling van wat u al heeft betaald. Houd uw betaalbewijs bij de hand.
- Schade onderbouwen. Als u aanspraak wilt maken op vergoeding van extra kosten of schade, omschrijf die schade dan zo concreet mogelijk en onderbouw deze met bonnen of andere bewijsstukken.
Voorbeelden van situaties waarbij deze brief past
- Meubels die niet worden geleverd. U heeft een bank besteld met een beloofde levertijd van vier weken. Na zes weken heeft u nog niets ontvangen. U stelt de winkel in gebreke en geeft een laatste termijn van twee weken.
- Elektronica die uitblijft. U heeft een laptop besteld voor de start van een studie. De webshop heeft de leverdatum niet gehaald en u heeft extra kosten gemaakt voor een tijdelijke vervanging. U kondigt ontbinding aan en benoemt de gevolgschade.
- Bouwmaterialen die te laat komen. U heeft materialen besteld voor een verbouwing. De aannemer moest worden afgezegd omdat de materialen niet op tijd kwamen. U eist alsnog levering binnen een nieuwe termijn en benoemt de gemaakte kosten.
- Kleding voor een speciale gelegenheid. U heeft een pak besteld voor een bruiloft. De levering bleef uit en u moest elders iets aanschaffen. U vraagt terugbetaling en vermeldt de extra kosten.
- Bestelling bij een online verkoper. U heeft via een online platform iets gekocht bij een verkoper die de afgesproken verzenddatum niet heeft gehaald. U wilt de koop formeel ontbinden als er niet snel actie wordt ondernomen.
Wat doet u nadat u de brief heeft verstuurd?
- Bewaar het bewijs van verzending. Sla het bewijs van aangetekende verzending of de e-mailbevestiging op. Dit is uw bewijs dat de leverancier de brief heeft ontvangen.
- Wacht de gestelde termijn af. Geef de leverancier de tijd die u in de brief heeft genoemd. Neem in die periode geen stappen die uw positie kunnen ondermijnen, zoals het accepteren van een gedeeltelijke levering zonder voorbehoud.
- Reageert de leverancier positief? Leg eventuele nieuwe afspraken schriftelijk vast en bevestig per e-mail wat er is afgesproken.
- Blijft de levering uit na de termijn? U kunt de overeenkomst ontbinden en terugbetaling eisen. Stuur in dat geval een vervolgbrief waarin u de ontbinding bevestigt en het betaalde bedrag terugvraagt.
- Komt u er niet uit met de leverancier? Overweeg dan contact op te nemen met een consumentenorganisatie, het Juridisch Loket of een geschillencommissie die actief is in de betreffende branche.
Veelgestelde vragen
Moet ik eerst een gewone klacht indienen voordat ik een ingebrekestelling stuur?
Dat is niet verplicht, maar het kan verstandig zijn om eerst contact op te nemen met de leverancier. Als dat niets oplevert of de leverdatum al ruimschoots is verstreken, kunt u direct een formele ingebrekestelling sturen.
Hoe lang moet de nieuwe termijn zijn die ik de leverancier geef?
Er is geen vaste minimumtermijn, maar de termijn moet redelijk zijn. Wat redelijk is, hangt af van de aard van het product en de omstandigheden. Een termijn van zeven tot veertien dagen is in veel gevallen gebruikelijk.
Kan ik ook schade verhalen als de levering uiteindelijk toch plaatsvindt, maar te laat?
Als u door de vertraging aantoonbare extra kosten heeft gemaakt, kunt u die in beginsel verhalen. Het is belangrijk dat u die schade concreet kunt onderbouwen met bewijsstukken zoals bonnen of facturen.
Wat als de leverancier niet reageert op mijn brief?
Als de leverancier niet reageert en de nieuwe termijn verstrijkt zonder levering, kunt u de overeenkomst ontbinden en terugbetaling eisen. Stuur in dat geval een vervolgbrief en overweeg verdere stappen via een consumentenorganisatie of geschillencommissie.
Is deze brief ook geschikt als ik bij een buitenlandse webshop heb besteld?
Deze brief is opgesteld voor situaties in Nederland. Bij aankopen bij buitenlandse webshops kunnen andere regels gelden. In dat geval kan het verstandig zijn om aanvullend advies in te winnen.