Ingebrekestelling betaling factuur opstellen

Vul de onderstaande velden in. Op basis van uw invoer genereert onze AI een op maat gemaakt professioneel document.

Heeft u een factuur verstuurd die niet op tijd is betaald? Met een formele ingebrekestelling stelt u de schuldenaar officieel in verzuim, eist u betaling binnen een vaste termijn en legt u de basis voor eventuele vervolgstappen zoals incasso of een juridische procedure.

Wat is een ingebrekestelling voor een onbetaalde factuur?

Een ingebrekestelling is een formele brief waarmee u een klant of bedrijf officieel sommeert een openstaande factuur alsnog te betalen. U benoemt daarin het factuurnummer, de factuurdatum, het openstaande bedrag en de datum waarop de betalingstermijn is verstreken. Vervolgens geeft u een laatste termijn van veertien dagen om het bedrag te voldoen.

De brief maakt duidelijk dat de ontvanger in verzuim is geraakt doordat de betalingstermijn is verstreken zonder dat betaling heeft plaatsgevonden. Daarmee legt u een schriftelijk bewijs vast dat u de schuldenaar heeft gesommeerd. Dit bewijs is van belang als u later rente, incassokosten of andere vervolgstappen wilt vorderen.

Wanneer gebruikt u een ingebrekestelling voor een factuur?

✅ De betalingstermijn op uw factuur is verstreken en u heeft nog geen betaling ontvangen.
✅ U wilt de schuldenaar formeel in gebreke stellen voordat u een incassobureau inschakelt.
✅ U wilt rente en incassokosten kunnen vorderen bij verdere wanbetaling.
✅ U wilt een officieel schriftelijk bewijs dat u de schuldenaar heeft gesommeerd te betalen.
✅ U bent particulier of ondernemer en wilt een openstaande rekening innen.
❌ De betalingstermijn is nog niet verstreken en u wilt alleen een betalingsherinnering sturen.
❌ Het gaat om een huurachterstand, alimentatie of een andere vordering zonder factuur als grondslag.
❌ U heeft al een incassobureau of advocaat ingeschakeld die de communicatie overneemt.

Hoe stelt u de ingebrekestelling op?

7 stappen

Vul uw eigen gegevens in. Geef uw voornaam, achternaam en eventueel uw adres en e-mailadres op. Deze gegevens worden als afzenderinformatie aan de brief toegevoegd.
Voer de gegevens van de ontvanger in. Vul de naam in van de klant of het bedrijf dat moet betalen, en voeg het adres van de ontvanger toe zodat de brief correct geadresseerd is.
Vul de factuurgegevens in. Geef het factuurnummer op zoals dat op de factuur staat, de datum van de factuur, het openstaande bedrag en de uiterste betaaldatum die op de factuur vermeld staat.
Voeg een omschrijving toe (optioneel). Beschrijf kort waar de factuur betrekking op heeft, bijvoorbeeld 'geleverde webdesigndiensten in januari 2026'. Dit maakt de brief concreter en voorkomt misverstanden.
Vul uw IBAN in (optioneel). Als u uw rekeningnummer invult, wordt dit in de brief vermeld zodat de ontvanger direct weet op welk rekeningnummer betaald moet worden.
Controleer de brief. Lees de gegenereerde brief door en controleer of alle gegevens kloppen: het bedrag, de datum, het factuurnummer en de naam van de ontvanger.
Verstuur de brief. Download de brief en stuur deze per aangetekende post of per e-mail naar de ontvanger. Bewaar een kopie voor uw eigen administratie.

Praktische aandachtspunten bij een ingebrekestelling

Verstuur de brief aantoonbaar. Stuur de ingebrekestelling bij voorkeur per aangetekende post of per e-mail met een leesbevestiging. Zo heeft u bewijs dat de brief de ontvanger heeft bereikt.
Bewaar alle correspondentie. Sla eerdere herinneringen, e-mails en de factuur zelf op. Dit vormt samen met de ingebrekestelling een dossier dat u kunt gebruiken bij verdere stappen.
Houd de termijn van veertien dagen aan. De brief geeft de ontvanger veertien dagen de tijd om te betalen. Wacht deze termijn af voordat u verdere stappen zet.
Incassokosten zijn gebonden aan vaste staffels. De kosten die u bij wanbetaling in rekening kunt brengen, zijn afhankelijk van het openstaande bedrag. Houd hier rekening mee bij uw verwachtingen.
Rente loopt door. Vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken, kan rente verschuldigd zijn over het openstaande bedrag. Dit loopt door totdat het bedrag volledig is betaald.
Een ingebrekestelling biedt geen garantie op betaling. De brief is een formele stap die uw positie versterkt, maar biedt geen zekerheid dat de schuldenaar daadwerkelijk betaalt.

Voorbeelden van situaties waarbij u deze brief gebruikt

Freelancer met onbetaalde factuur

U bent grafisch ontwerper en heeft in februari een factuur gestuurd voor een logo-ontwerp van 1.200 euro. De betalingstermijn van dertig dagen is verstreken en uw klant heeft niet betaald. U stuurt een ingebrekestelling met factuurnummer, bedrag en een laatste betalingstermijn van veertien dagen.

Kleine ondernemer na geleverde diensten

U runt een schoonmaakbedrijf en heeft in januari werkzaamheden uitgevoerd voor een kantoorpand. De factuur van 850 euro staat al zes weken open. Met de ingebrekestelling stelt u de opdrachtgever formeel in verzuim en waarschuwt u voor incassokosten bij verdere wanbetaling.

Particulier die geld tegoed heeft

U heeft als particulier een dienst verleend en daarvoor een factuur gestuurd. De afgesproken betaaldatum is al weken geleden en u heeft niets ontvangen. U wilt de zaak formeel aanpakken voordat u een incassobureau inschakelt.

Leverancier met meerdere openstaande facturen

U levert producten aan een vaste afnemer en heeft meerdere facturen uitstaan. U kiest ervoor om per factuur een aparte ingebrekestelling op te stellen, zodat elk dossier helder en overzichtelijk blijft.

Wat doet u nadat u de ingebrekestelling heeft verstuurd?

Bewaar een kopie van de verstuurde brief. Sla de brief op samen met het bewijs van verzending, zoals een aantekenbewijsnummer of een e-mailbevestiging.
Wacht de termijn van veertien dagen af. Geef de ontvanger de volledige termijn om te reageren of te betalen voordat u verdere actie onderneemt.
Controleer uw bankrekening. Houd in de gaten of het bedrag binnen de gestelde termijn wordt bijgeschreven op uw rekening.
Neem contact op bij geen reactie. Als de termijn verstrijkt zonder betaling of reactie, kunt u overwegen telefonisch contact op te nemen om de situatie te bespreken.
Schakel een incassobureau in. Als betaling uitblijft, kunt u een incassobureau inschakelen. De ingebrekestelling vormt dan een belangrijk onderdeel van uw dossier.
Overweeg een juridische procedure. Bij hardnekkige wanbetaling kunt u een procedure starten bij de rechter. Uw ingebrekestelling en de bijbehorende correspondentie zijn daarbij essentieel als bewijs.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een ingebrekestelling?

Een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek om alsnog te betalen en heeft geen formele betekenis. Een ingebrekestelling is een formele brief waarmee u de schuldenaar officieel in verzuim stelt. Pas na een ingebrekestelling kunt u aanspraak maken op rente en incassokosten.

Moet ik eerst een herinnering sturen voordat ik een ingebrekestelling verstuur?

Dat is niet verplicht, maar het kan verstandig zijn. Als de betalingstermijn al is verstreken, mag u direct een ingebrekestelling sturen. Een eerdere herinnering versterkt wel uw dossier als u later verdere stappen moet zetten.

Kan ik incassokosten in rekening brengen na een ingebrekestelling?

Als de schuldenaar na de ingebrekestelling niet betaalt, kunt u in veel gevallen incassokosten vorderen. De hoogte van die kosten is afhankelijk van het openstaande bedrag en is gebonden aan vaste staffels. De ingebrekestelling is daarvoor een vereiste stap.

Hoe verstuur ik de ingebrekestelling het beste?

Stuur de brief bij voorkeur per aangetekende post, zodat u een bewijs van ontvangst heeft. U kunt de brief ook per e-mail versturen, maar vraag dan een leesbevestiging aan of bewaar de verzendbevestiging. Zo kunt u aantonen dat de ontvanger de brief heeft gekregen.

Wat als de schuldenaar niet reageert binnen veertien dagen?

Als er na veertien dagen geen betaling of reactie is, kunt u verdere stappen zetten. Denk aan het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure. Uw ingebrekestelling en het bewijs van verzending vormen daarbij een belangrijk onderdeel van uw dossier.