Een verhuurder moet een transparante selectieprocedure gebruiken, niet-discriminerende criteria toepassen en afgewezen kandidaten uitleggen waarom iemand anders is gekozen. Leg de werkwijze schriftelijk vast en maak haar openbaar. Een intern beleidsdocument alleen is dus onvoldoende: kandidaten moeten weten hoe hun aanvraag wordt beoordeeld.
Gebruik vooraf bekende criteria en geef afwijzingen een controleerbare reden. Houd selectie en huurdersinformatie apart.
Eerst criteria, daarna kandidaten
Kies criteria die bij de woning en de betalingszekerheid passen en laat die vooraf controleren. Vermijd persoonlijke voorkeuren die niets met de huurrelatie te maken hebben. Maak ook duidelijk wat gebeurt als meerdere kandidaten gelijk eindigen. Een wisselende indruk tijdens bezichtigingen is lastig achteraf eerlijk uit te leggen.
Vraag alleen gegevens die u voor deze beoordeling nodig heeft. Noteer per criterium of het is aangetoond of nog een vraag openstaat. Geef kandidaten dezelfde mogelijkheid om een ontbrekend stuk aan te vullen. Laat in een afwijzing geen persoonlijke gegevens van de gekozen kandidaat zien; leg de beslissende vergelijking uit zonder diens dossier te delen.
Een uitlegbare vergelijking
Verzonnen voorbeeld: vier kandidaten hebben op tijd een volledige aanvraag gedaan en voldoen aan dezelfde vooraf bekendgemaakte voorwaarden. De verhuurder heeft vooraf een controleerbare loting als gelijke-eindstandregel gekozen. Hij past die nu toe en bewaart de uitkomst. Hij kiest niet alsnog een kandidaat omdat diens werkgever hem bekender voorkomt.
De afwijzing noemt dat de kandidaat voldeed, maar dat de aangekondigde gelijkheidsregel iemand anders aanwees. Dit is een bruikbare uitleg zonder inkomensgegevens van anderen te verstrekken. De loting is een gekozen voorbeeldprocedure, geen wettelijke verplichte selectiemethode. Controleer bij uw eigen procedure of de criteria en uitvoering beide rechtmatig zijn.
Controleer ook de overdracht naar verhuur
Organiseer na selectie apart het schriftelijke informatiepakket voor de huurder. Controleer borg, servicekosten, contactpunten en lokale vergunningseisen via de officiële verhuurdersinformatie. Wijs een medewerker aan die een klacht over de selectie onderzoekt. Een consistente procedure moet ook terug te vinden zijn als een kandidaat later om uitleg vraagt.