Een goede betaalgeschiedenis is geen reden om iedere grotere order vrij te geven. Bereken eerst wat u maximaal van dezelfde klant te ontvangen krijgt als alle lopende leveringen doorgaan. Vergelijk dat bedrag met uw afgesproken interne limiet. Deze afweging gaat over gewone zakelijke verkoop op factuur.
Bereken orderruimte met open facturen, nog niet gefactureerde leveringen en lopende orders.
Tel ook mee wat nog niet op een factuur staat
Neem open facturen, geleverd maar nog niet gefactureerd werk en reeds vrijgegeven orders mee. Trek alleen bevestigde betalingen of werkelijk verrekenbare voorschotten af. Een aangekondigde overschrijving biedt nog geen nieuwe ruimte. Gebruik overal dezelfde btw-basis, zodat u geen bedragen inclusief en exclusief btw optelt.
Controleer op welke rechtspersoon de orders staan. Een handelsnaam of groepslogo zegt niet dat de moedermaatschappij betaalt. KVK beschrijft hoe u registratie en tekenbevoegdheid controleert. Een registerinschrijving alleen bewijst geen betaalvermogen. Houd een betwiste factuur apart zichtbaar: een inhoudelijk geschil vraagt eerst onderzoek naar de levering.
Voorbeeld: € 2.000 ruimte is geen order van € 5.000
Fictief: een groothandel hanteert € 12.000 als limiet, inclusief btw. Er staan € 6.000 aan facturen open, € 1.500 is geleverd zonder factuur en € 2.500 aan orders is vrijgegeven. De positie is € 10.000; de ruimte € 2.000. Een nieuwe order van € 5.000 brengt de positie op € 15.000. Dat is € 3.000 boven de limiet.
Voor de nieuwe order kunt u € 3.000 vooruitbetaling bespreken, een kleinere levering voorstellen of een bevoegde herbeoordeling laten doen. Leg vast wanneer een tijdelijke hogere limiet afloopt. Een interne limiet geeft u niet vanzelf het recht om al toegezegde leveringen te stoppen. Controleer daarvoor de bestaande klantafspraken.
Geef verkoop één actuele uitkomst
Noteer per klant de gecontroleerde partij, positie, beschikbare ruimte, voorwaarden en controledatum. Laat verkoop vóór vrijgave dezelfde cijfers gebruiken als administratie. Herbereken zodra een grote betaling, creditnota of nieuwe order de positie verandert. Zo voorkomt u dat twee medewerkers elk dezelfde vrije ruimte toezeggen.