Reken bij een afgezegde tafel niet automatisch het verwachte dinerbedrag. Controleer eerst welke annuleringsafspraak de gast vóór reserveren kreeg en wat u werkelijk nog kunt benutten. Een intern beleid voor medewerkers legt op zichzelf geen nieuwe betalingsplicht aan de gast op. Deze uitleg gaat over individuele restauranttafels, niet over hotelkamers of groepsfeesten.
Scheid omzet, bespaarde kosten, herbenutting en een ontvangen aanbetaling.
Controleer de afspraak voordat u rekent
Zoek de boekingsbevestiging, aangeboden voorwaarden en eventuele persoonlijke toezegging. Noteer wanneer en via welk kanaal de gast afzegde. Geef de tafel direct vrij en leg vast of deze opnieuw is geboekt. Een afzegging via een bereikbaar afgesproken kanaal hoort niet onzichtbaar te blijven doordat een collega het bericht later leest.
KHN adviseert duidelijke bevestigingen en eenvoudig annuleren. Bij toepassing van horecavoorwaarden zijn type reservering en afzegmoment van belang. Gebruik geen hotelstaffel voor een gewone tafel. Laat bij twijfel de geldigheid en redelijkheid van uw eigen consumentenvoorwaarden beoordelen vóór u een bedrag vordert.
Voorbeeld: € 200 omzet is niet € 200 verlies
Fictief: u verwacht voor een tafel € 200 omzet. Door afzegging bespaart u € 60 aan nog niet gemaakte kosten. De tafel wordt opnieuw benut voor € 140 omzet met € 40 variabele kosten. De oorspronkelijke bijdrage was € 140; de nieuwe € 100. Het verschil is € 40. Dit is een bedrijfsberekening, geen automatisch verschuldigd annuleringsbedrag.
Heeft u € 50 aanbetaling ontvangen, houd dan niet zonder uitleg zowel die € 50 als een nieuwe volledige factuur. Maak duidelijk wat u op welke geldige grond in rekening brengt, hoe de aanbetaling wordt verrekend en welk saldo wordt terugbetaald. Controleer de fiscale verwerking van uw concrete vergoeding afzonderlijk.
Voorkom de volgende lege tafel
Stuur een herinnering met een makkelijke afzegroute en één zichtbaar contactpunt. Laat medewerkers een afzegging bevestigen en capaciteit vrijgeven. Vaak levert een snelle nieuwe reservering meer op dan een discussie over een onduidelijke vergoeding.