Een factuur kan een juiste bestelling en het juiste bedrag tonen, terwijl alleen het rekeningnummer vervalst is. Zet daarom een wijziging van betaalgegevens niet direct door naar de betaalrun. Verifieer via een al bekend contactkanaal en laat een tweede persoon controleren wat is aangepast. Spoed is een reden voor een snellere controle, niet om die over te slaan.
Maak betaalgegevens wijzigen en geld overmaken twee afzonderlijke beslissingen.
Gebruik uw eigen contactgegevens
KVK adviseert facturen met uw eigen ordergegevens te vergelijken en bij twijfel contact op te nemen via uw eigen leveranciersadministratie. Gebruik niet het telefoonnummer of de link uit het verdachte bericht. Een antwoord in dezelfde e-mailketen kan opnieuw van de fraudeur komen. Controleer zowel de leverancier als het gewijzigde betaalgegeven.
Scheid het aanmaken of wijzigen van een leverancier van het goedkeuren van betaling. Een tweede akkoord helpt alleen als die persoon de bron en wijziging ziet. In een klein team kan de eigenaar een rekeningwijziging controleren voordat de administrateur betaalt. Leg vast wie dit tijdens afwezigheid overneemt.
Voorbeeld: juiste order, verkeerde ontvanger
Fictief: een leverancier factureert € 8.400 voor geleverde onderdelen. Een nieuw bericht meldt dat de bankrekening is veranderd en betaling vandaag nodig is. Ordernummer en bedrag kloppen. De administrateur parkeert alleen deze betaling en belt de vaste contactpersoon op het nummer uit het leveranciersbestand. Die bevestigt dat er geen wijziging is.
Het team bewaart het verdachte bericht en controleert of dezelfde wijziging ook in andere betalingen is gebruikt. Het beschuldigt de leverancier of medewerker niet op basis van de melding alleen. Is al betaald, neem dan direct contact op met de bank en meld de fraude bij de politie. Terughalen is niet gegarandeerd.
Test één wijziging van begin tot einde
Loop een fictieve rekeningwijziging door zonder geld over te maken. Kan iemand tegelijk het nummer wijzigen, de controle aftekenen en betalen? Herstel die kwetsbare combinatie. Controleer daarna ook uw vervangingsroute, zodat vakantie de controle niet uitschakelt.