Bent u het oneens met een contractuele boete? Maak zichtbaar welk onderdeel u betwist: de gestelde overtreding, de voorwaarden voor de boete of het berekende bedrag. Een brief met alleen “de boete is onredelijk” laat die vragen onbeantwoord. Dit gaat over een bestaande zakelijke overeenkomst tussen Nederlandse partijen.
Controleer eerst overtreding en berekening. Een verzoek om verlaging is een afzonderlijk argument.
Leg de clausule naast de gebeurtenissen
Gebruik de daadwerkelijk overeengekomen tekst, inclusief wijzigingen. Staat er een bedrag per dag, per incident of per verplichting? Welke melding of herstelmogelijkheid noemt de clausule? Zet daarnaast de ontvangst van berichten, het begin van de vertraging en het einde daarvan. Bewaar de onderliggende bestanden; een zelfgemaakt overzicht vervangt die niet.
Voorbeeld: vijf dagen of zeven dagen?
Fictief: een clausule rekent € 300 per volledige kalenderdag na 1 mei tot en met de dag vóór herstel. Herstel is vastgelegd op 7 mei. Binnen deze afgesproken telling zijn 2 tot en met 6 mei vijf dagen: € 1.500. De wederpartij rekent ook 1 en 7 mei mee en vraagt € 2.100. Uw bezwaar wijst precies de twee extra dagen en het herstelbewijs aan.
Deze rekencorrectie bewijst nog niet dat de resterende boete verschuldigd is. Als u ook de overtreding betwist, beschrijf dat afzonderlijk. Wilt u daarnaast matiging, onderbouw gevolgen en omstandigheden. De ministeriële uitleg van artikel 6:94 BW noemt een verzoek van de schuldenaar en de strenge maatstaf dat de billijkheid matiging klaarblijkelijk eist.
Vraag een concrete reactie
Vraag de wederpartij per betwist punt te reageren en een gecorrigeerde berekening te sturen. Spreek zo nodig expliciet af wat tijdens overleg met incasso gebeurt. Uw bezwaar alleen betekent niet dat de wederpartij daarmee instemt. Laat een jurist de clausule en procespositie beoordelen voordat u een groot bedrag betaalt of een procedure begint.