Bij catering voor een zakelijk evenement bepaalt niet alleen het aantal gasten of de bestelling klopt. Controleer welke porties bij welke dieetkeuzes horen en wie een wijziging doorgeeft aan keuken, bediening en organisator. Een menu dat alleen bij de offerte klopt, biedt op de evenementdag onvoldoende houvast.
Controleer aantallen, porties en actuele allergeneninformatie wanneer ingrediënten of gasten wijzigen.
Tel personen één keer, wensen afzonderlijk
Een gast kan vegetarisch eten én een allergie hebben. Tel die persoon niet als twee gasten. Gebruik een totaal met daarnaast maaltijdkeuzes en noodzakelijke bijzonderheden. Vraag wanneer aantallen definitief moeten zijn, wat een latere wijziging kost en wie toestemming geeft. Deel persoonlijke dieetgegevens alleen met mensen die ze nodig hebben.
NVWA legt uit dat consumenten vóór aankoop allergeneninformatie moeten krijgen; ook bij onverpakte catering is informatie nodig. Laat de cateraar toelichten hoe gasten actuele informatie krijgen. Een dieetnaam zoals “vegan” bewijst niet dat een maaltijd voor iedere allergie geschikt is. Bespreek ook voorbereiding en risico op kruiscontact rechtstreeks met de cateraar.
Voorbeeld: vervangende pesto op de dag zelf
Fictief: u bestelt 40 maaltijden, waarvan 10 vegetarisch. Eén van die 10 gasten vermijdt cashewnoten. De cateraar vervangt de afgesproken saus door pesto met cashew. De vegetarische telling blijft gelijk, maar de ingrediënten veranderen. Vraag vóór serveren om bijgewerkte informatie en een bevestigde passende oplossing voor die gast. Alleen een nieuw naamkaartje op het buffet lost de bereiding niet op.
Bevestig de laatste werkversie
Laat kort vóór het evenement menu, aantallen, allergenenroute, serveertijd en contactpersoon bevestigen. Controleer ook stroom, koeling en toegang op locatie. Gebruik op de dag zelf één gedeelde wijzigingslijst. De organisator meldt gewijzigde wensen; de cateraar bevestigt wat verantwoord geleverd kan worden en welke informatie daarbij hoort.