Een gelijke kostenverdeling over groepsmaatschappijen is eenvoudig, maar kan weinig zeggen over ontvangen diensten. Begin bij wat iedere maatschappij werkelijk gebruikt. Wijs herkenbare werkzaamheden rechtstreeks toe en kies voor gedeeld werk een onderbouwde sleutel. Controleer bovendien welke kosten überhaupt aan andere groepsonderdelen kunnen worden toegerekend.
Scheid rechtstreeks toewijsbaar werk van gedeelde ondersteuning voordat u een percentage kiest.
Maak het nut voor de ontvanger zichtbaar
Beschrijf concrete ondersteuning zoals verwerken van facturen of beantwoorden van personeelsvragen. Bewaar uren, aantallen of andere gegevens die het gebruik ondersteunen. Het Verrekenprijsbesluit behandelt directe toerekening en onderbouwde indirecte verdeling. Aandeelhoudersactiviteiten zonder economische of commerciële waarde voor de ontvanger worden daarin afzonderlijk behandeld; boek niet simpelweg alle holdingkosten als service.
Kies een sleutel die bij de taak past. Medewerkersaantal kan personeelsadministratie ondersteunen; factuuraantal kan verwerking ondersteunen. Omzet is niet vanzelf passend voor elk soort werk. Houd eenmalige projecten buiten een terugkerende pot als ze alleen één ontvanger helpen. Onderbouw ook vergoeding en mogelijke opslag afzonderlijk van de verdeelsom.
Voorbeeld: uren en factuuraantallen combineren
Fictief: Service-B.V. heeft € 12.000 onderbouwde uitvoeringskosten. € 3.000 betreft een project uitsluitend voor A. De gedeelde € 9.000 betreft factuurverwerking: A heeft 600 facturen, B 300. Toerekening vóór eventuele opslag is voor A € 3.000 + € 6.000 = € 9.000 en voor B € 3.000. Een gelijke verdeling van € 6.000 per maatschappij verbergt zowel het project als het gebruiksverschil.
Controleer de sleutel bij echte veranderingen
Laat een fiscalist kostenbasis, zakelijkheid en btw beoordelen. Gebruik de voorbeeldverdeling niet als gegarandeerde verrekenprijs. Vergelijk periodiek begroting en werkelijk gebruik en leg correcties uit. Bij verkoop van een groepsmaatschappij moet u ook toegang, overdracht en resterende dienstverlening opnieuw afspreken.