Een route met alle stops op groen kan nog retouren, tekorten en onbewezen ontvangsten bevatten. Spreek daarom af wat iedere status betekent en welk bewijs erbij hoort. Uw administratie moet uit de registratie kunnen begrijpen welke goederen werkelijk bij de ontvanger zijn, niet alleen waar de chauffeur is geweest.
Maak per stop onderscheid tussen ontvangen goederen, geweigerde goederen en emballage die terugkomt.
Geef ieder resultaat een eigen status
Onderscheid volledig afgeleverd, gedeeltelijk afgeleverd, geweigerd en niemand aanwezig. Leg aantallen en reden per order vast. Bepaal welke vervolginstructie nodig is en wie die mag geven. Terugname van goederen betekent niet vanzelf dat uw verkoopadministratie een klantcredit heeft goedgekeurd. Houd de logistieke beweging en financiële afhandeling gekoppeld maar afzonderlijk zichtbaar.
SVA’s vrachtbriefuitleg benadrukt de herkenbaarheid van de ontvanger die voor ontvangst tekent. Vraag daarom ook naam of functie, tijd en orderreferentie in uw afleverregistratie. Een onleesbare krabbel zonder context maakt onderzoek naar een verkeerde afleverlocatie moeilijk. Controleer bij digitale registratie wie toegang heeft tot het bewijs.
Voorbeeld: zes geleverd, twee geweigerd
Fictief: een winkelorder bevat acht kratten. De winkel accepteert zes en weigert twee verkeerde varianten. Er gaan ook drie lege kratten retour. Eén status “afgeleverd” verbergt drie verschillende bewegingen. Registreer zes ontvangen verkoopkratten, twee teruggenomen verkoopkratten met reden en drie lege emballagekratten. Laat de planner vervolgens de twee geweigerde varianten naar de juiste afhandeling sturen.
Sluit aantallen aan op de dagafrekening
Vergelijk geladen aantallen, ontvangstbewijzen, retouren en eindvoorraad per route. Vraag bij een betaalde mislukte poging welke tariefafspraak wordt toegepast. Beproef één gedeeltelijke aflevering voordat u op grotere schaal start. Zo ziet u of uw systemen de nuance bewaren of bij facturering alles alsnog als volledige levering behandelen.