Wilt u bedrijfsinventaris schenken? Vraag eerst of de ontvanger die goederen werkelijk kan gebruiken en ontvangen. Een groot bedrag op de oorspronkelijke aankoopfactuur zegt weinig over de huidige staat of netto waarde voor de organisatie. Maak daarom inventaris, werkelijke conditie en uitvoeringskosten zichtbaar voordat partijen de gift aanvaarden.
Controleer bruikbaarheid, eigendom en overdrachtskosten voordat u inventaris aan een organisatie schenkt.
Controleer welke zaken u kunt overdragen
Noteer aantallen, typen, serienummers en bekende gebreken. Controleer of apparatuur eigendom van uw onderneming is of bijvoorbeeld geleased. Vraag of accessoires, installatie en transport nodig zijn. Voor apparaten met gegevens regelt u aantoonbare veilige verwijdering vóór overdracht. Noem een apparaat niet werkend als alleen de buitenkant is gecontroleerd.
Laat uw boekhouder de fiscale behandeling afzonderlijk beoordelen. De Belastingdienst legt uit dat btw op uitgaven voor giften niet altijd aftrekbaar is en dat voorwaarden rond ontvanger en drempel relevant kunnen zijn. De afgesproken donatiewaarde, uw boekwaarde en het bedrag voor fiscale verwerking zijn daarom geen uitwisselbare labels.
Voorbeeld: twintig gebruikte stoelen
Fictief: twintig stoelen kostten ooit € 4.000 en staan voor € 800 in de boeken. Drie zijn defect; zeventien zijn bruikbaar. De ontvanger heeft € 150 transport nodig en € 200 voor geschikte nieuwe glijders. Een giftomschrijving “€ 4.000 inventaris” verbergt staat en kosten. Leg zeventien bruikbare stoelen en drie afzonderlijk beoordeelde defecte stoelen vast, met wie de € 350 uitvoeringskosten draagt.
Laat de ontvanger op de inventaris reageren
Bevestig aanvaarding, bestemming en overdrachtsmoment. Bewaar staatbeschrijving en ontvangstbewijs bij het bevoegde bedrijfsbesluit. Als u reclame of diensten terugkrijgt, laat die tegenprestatie apart beoordelen; alleen “donatie” opschrijven bepaalt de fiscale of juridische aard niet. Stel een passende actuele waarde vast zonder de oude aankoopprijs als vanzelfsprekende giftwaarde te gebruiken.