Bepaal wie een extra bestelling mag goedkeuren en wie haar vervolgens bij de leverancier plaatst. Bij een coördinatieopdracht kan het bureau een wijziging voorstellen terwijl u zelf met de leverancier contracteert. Als die twee stappen door elkaar lopen, kan het draaiboek veranderen zonder dat de uitvoerder een bruikbare opdracht heeft.
Maak een wijziging pas uitvoerbaar na één duidelijk akkoord op kosten, planning en de juiste leverancier.
Een akkoord moet meer bevatten dan ja
Een wijzigingsvoorstel noemt aanleiding, leverancier, meerprijs en uiterste beslismoment. Benoem ook het gevolg voor andere taken: extra techniek kan meer opbouwtijd en extra personeel vragen. Leg vast wanneer het voorstel vervalt. De organisator houdt één actuele versie van het draaiboek bij, met verwijzing naar het bevoegde akkoord.
Gebruik een afzonderlijke controle voor locatie- en vergunningsvoorwaarden. In Rotterdam moet de organisatie de voorwaarden in een afgegeven evenementenvergunning naleven. Budgetakkoord van uw opdrachtgever verandert zo’n voorwaarde niet. Vraag bij een relevante programmawijziging na of ook een aanvullende beoordeling nodig is.
Voorbeeld: extra scherm zonder extra tijd
Fictief: het bureau stelt een extra scherm van € 450 voor. De opdrachtgever antwoordt “prima”. Montage vraagt echter twee medewerkers een halfuur langer, samen € 90, en de locatie vraagt € 60 voor eerdere toegang. De wijziging kost dus € 600, niet € 450. Bovendien moet de opdrachtgever de leverancier zelf bestellen. Een compleet voorstel voorkomt dat het bureau alleen de zichtbare schermprijs in het budget zet.
Spreek de bestelroute af
Neem één recente wijziging door met bureau en opdrachtgever. Controleer of akkoord, leveranciersbevestiging en draaiboek dezelfde uitvoering beschrijven. Benoem een vervanger voor de bevoegde beslisser. Als tijdig akkoord ontbreekt, blijft de bevestigde uitgangssituatie leidend zolang die veilig en uitvoerbaar is.