Controleer bij een verschil tussen uw webshopvoorraad en het magazijn eerst wat beide systemen tellen. Een doos met zes artikelen is niet één verkoopbaar artikel. Ook gereserveerde, beschadigde en nog niet beoordeelde retouren kunnen in verschillende aantallen zitten. Maak de telling vergelijkbaar voordat u een tekort aan de fulfilmentpartij toeschrijft.
Een voorraadverschil kan door doos- en stukregistratie ontstaan. Vergelijk eenheden en mutaties voordat u verlies vaststelt.
Splits fysieke en beschikbare voorraad
Leg per artikelcode de verkoopeenheid, verpakkingseenheid en omrekening vast. Benoem wanneer retouren weer beschikbaar worden en wie een voorraadcorrectie goedkeurt. Een koppeling kan cijfers doorgeven zonder dezelfde betekenis door te geven. Bewaar daarom de reden van iedere handmatige correctie, niet alleen het nieuwe saldo.
De Logistieke Services Voorwaarden 2014 onderscheiden fysieke voorraad van voorraadadministratie en noemen de rekeneenheid bij voorraadverschillen. Als u die voorwaarden overeenkomt, controleert u hun volledige regeling. De hieronder uitgewerkte telling stelt geen aansprakelijkheid of automatisch schadebedrag vast.
Voorbeeld: 22 dozen zijn geen 22 stuks
Fictief: het magazijn registreert 22 dozen met zes stuks en acht losse stuks: fysiek 140 stuks. Uw webshop toont 128 beschikbaar. Vier artikelen zijn beschadigd en acht zijn voor orders gereserveerd. De beschikbare voorraad is dus 140 - 4 - 8 = 128. Er ontbreekt niets in deze vergelijking. Spreek af of de koppeling fysieke of beschikbare voorraad doorgeeft, zodat dezelfde twaalf artikelen niet nogmaals worden afgetrokken.
Volg één artikel door beide systemen
Neem één artikel met dozen, losse stuks en een retour. Vergelijk ontvangst, orderreservering, afgifte en correctie op dezelfde peildatum. Laat de retourstatus en omrekening samen bevestigen. Bij een echt onverklaard verschil bewaart u de telling en mutaties voordat u het saldo overschrijft.