Wilt u later prijzen of teksten zelf aanpassen? Spreek dan niet alleen af dat u het bronbestand krijgt. Controleer met welk programma en welke fonts dat bestand bewerkbaar is. Een bestand kan technisch correct geleverd zijn terwijl uw medewerker het opent met vervangende lettertypen en een verschoven opmaak.
Test bewerkbare ontwerpbestanden op de computer van de toekomstige gebruiker. Bronlevering en fontlicentie zijn verschillende zaken.
Vraag om een overdrachtstest
Benoem de bronbestanden, softwareversie, gekoppelde beelden en gebruikte fonts. Vraag welke onderdelen door derden worden gelicentieerd en wat u voor eigen bewerking nodig heeft. Houd een voorbeeld-PDF bij om de juiste opmaak te vergelijken. Die PDF bewijst hoe het eindresultaat eruitzag, maar maakt de bron niet vanzelf bewerkbaar.
Adobe maakt voor Adobe Fonts onderscheid tussen een geleverd beeld of correct ingebedde PDF en rechtstreeks fontgebruik bij bewerking. Voor dat laatste heeft de klant een eigen licentie nodig. Deze uitleg geldt voor Adobe Fonts; andere fontleveranciers kunnen andere licenties hanteren. Een ontwerper kan de vereiste eigen licentie dus niet vervangen door alleen zijn bestanden te delen.
Voorbeeld: de prijslijst loopt over
Een fictieve onderneming krijgt een bewerkbare prijslijst met twaalf kolommen. De ontwerper gebruikt een Adobe Font, maar de medewerker heeft geen toegang tot dat font. Het programma vervangt het lettertype en drie kolomkoppen lopen over. Partijen kiezen vóór definitieve overdracht een passende eigen licentie of een nieuw, rechtmatig bruikbaar font. Ze controleren daarna opnieuw alle koppen, bedragen en pagina-einden, niet alleen de eerste pagina.
Open en wijzig het bestand zelf
Laat de toekomstige gebruiker één echte tekstwijziging uitvoeren en opnieuw een PDF maken. Vergelijk die met de referentie. Bevestig de bruikbare levering en ontbrekende licenties. Bewaar de concrete fontinformatie bij de bron; “alle rechten inbegrepen” geeft uw opvolger onvoldoende informatie voor later onderhoud.