Laat bij uw eigen consumentenfacturen vóór iedere escalatie het actuele saldo controleren. Betalingen kunnen zijn binnengekomen nadat een exportbestand is gemaakt. Een creditnota kan nog in een andere administratie staan. Door die gegevens eerst samen te brengen voorkomt u dat de klant een rekening krijgt die u zelf al gedeeltelijk heeft afgeboekt.
Een incassodossier moet betalingen, creditnota’s en bezwaren blijven volgen. Een oud factuurbedrag is geen actueel saldo.
Controleer bedrag én processtap
Leg vast wie nieuwe betalingen verwerkt en wie de incassopartner onmiddellijk informeert. Markeer een betwist deel afzonderlijk en onderzoek de klacht. Een automatische status “te laat” beoordeelt niet of u goed heeft geleverd of of een bedrag terecht openstaat. Houd de beantwoording en onderbouwing bij hetzelfde dossier.
KVK legt voor consumenten uit dat een kosteloze veertiendagenbrief nodig is vóór incassokosten, met de termijn vanaf de dag na ontvangst. Controleer daarnaast verzuim en de juiste kostenwaarschuwing. Deze uitleg gaat over oorspronkelijke schuldeisers met eigen gewone consumentenfacturen; bijzondere sectoren en zakelijk krediet vragen een eigen beoordeling.
Voorbeeld: drie administraties, één saldo
Fictief: een factuur van € 180 staat in de export voor externe incasso. Klantenservice heeft intussen € 60 gecrediteerd en de bank heeft € 40 ontvangen. Het resterende factuursaldo is € 80, niet € 180. De dossierbeheerder verwerkt beide mutaties vóór overdracht. Hij beoordeelt opnieuw of correspondentie, eventuele kosten en de behandeling van een bezwaar nog aansluiten. De rekensom alleen maakt incassokosten niet verschuldigd.
Test ook een betaling na overdracht
Doorloop één dossier waarin de klant na overdracht rechtstreeks aan u betaalt. Controleer wie de externe partij informeert en welke berichten worden gestopt of aangepast. Controleer de toepasselijke registratie van de incassodienstverlener. Een jaarlijkse leverancierslijst vervangt geen actuele saldocontrole bij iedere overdracht.