Meld een door uw opdrachtgever gewenste toevoeging voordat u die uitvoert. Vergelijk haar met de oorspronkelijke opdracht en leg uit welk extra werk erbij hoort. Geef prijsstatus en planning aan, zodat de klant kan kiezen voor de toevoeging, een eenvoudiger variant of behoud van de bestaande opdracht.
Maak een wijziging concreet in werk, prijs en planning. Een waarschuwing zonder uitvoerbaar alternatief helpt weinig.
Onderscheid toevoeging en eigen herstel
Een nieuwe klantwens is iets anders dan herstel van uw eigen gebrek of een tegenvallende uitvoering van onveranderd werk. Noteer daarom het echte verzoek, de bestaande scope en het verschil. Geef geen meerwerklabel aan elke extra bestede minuut. Benoem ook welke oorspronkelijke werkzaamheden door de verandering vervallen, zodat u niet alleen toevoegingen rekent.
Bij aanneming van werk verlangt artikel 7:755 BW tijdige waarschuwing voor de noodzakelijke prijsverhoging bij gewenste toevoegingen of veranderingen, behalve wanneer de opdrachtgever die noodzaak zelf had moeten begrijpen. Vertrouw voor uw praktische communicatie niet op die uitzondering: maak werk, prijs en akkoord vooraf controleerbaar.
Voorbeeld: extra aansluiting vervangt een onderdeel
Fictief: een klant vraagt een extra aansluiting. Extra materiaal en montage kosten € 420 exclusief btw. Een eerder afgesproken afwerking van € 90 exclusief btw vervalt. Het voorstel is daarom € 330 extra op dezelfde btw-basis, niet € 420. U noemt beide posten en legt uit dat de uitvoering een dag later kan plaatsvinden. U start de wijziging pas nadat de concrete opdracht en prijsafspraak passend zijn bevestigd.
Stuur een beslisbaar voorstel
Voeg oorspronkelijke scope, wijzigingsverzoek, meer- en minderwerk en planning toe. Benoem vaste prijs of raming en bij een raming de echte onzekerheid. Vraag een expliciete reactie van de bevoegde opdrachtgever. Bewaar het bevestigde akkoord; uw kennisgeving alleen bewijst niet dat de toevoeging al is besteld.