Bij een gewone geplande bedrijfssluiting heeft uw zakelijke klant vooral behoefte aan een bruikbaar vervolg voor zijn eigen opdracht. Kijk daarom wanneer hij uw laatste prestatie nodig heeft en wat daarna nog ontbreekt. Een algemeen afscheidsbericht komt te laat als de klant eerst een vervanger moet vinden of een eindbestand moet testen.
Plan de overdracht op het werk van uw klant. Een sluitingsdatum alleen vertelt niet of hij verder kan.
Reken terug vanaf de klantdeadline
Maak voor elke lopende opdracht onderscheid tussen levering, controle door de klant en eventuele herstelruimte. Vraag welke afhankelijkheid de klant niet zelf kan oplossen. KVK adviseert de afhankelijkheid en bestel- en levercyclus mee te nemen bij uw communicatie. Dat geeft geen vaste aankondigingstermijn voor alle bedrijven; uw bestaande afspraken blijven het uitgangspunt voor de concrete afhandeling.
Stuur niet automatisch het hele klantdossier naar een aanbevolen opvolger. Een verwijzing en een werkelijk geregelde overdracht zijn verschillende stappen. Laat de klant zien welke bestanden hij zelf ontvangt, welke toegang nog nodig is en wie een open vraag behandelt. Houd het aangekondigde contact bereikbaar totdat de beschreven afhandeling daadwerkelijk is uitgevoerd.
Voorbeeld: lancering na uw sluiting
Een fictieve ontwerpstudio sluit op 30 november. De klant lanceert op 5 december een brochure en moet het drukbestand op 24 november aanleveren. Levering op 29 november past dus niet, ook al ligt die vóór de sluiting. De studio bespreekt levering op 20 november en controle op 21 november, met ruimte voor een afgesproken correctie. Pas na bevestiging presenteert zij dit als de gezamenlijke planning.
Laat de klant de overdracht testen
Vraag vóór uw laatste werkdag of de ontvangen bestanden openen en de afgesproken toegang werkt. Noteer een resterend probleem bij de betreffende opdracht. Rond een benodigde contractopzegging of wijziging afzonderlijk af; beschouw een vriendelijke reactie op het afscheidsbericht niet als toestemming voor iedere afwijking.