Begin een interne kostenverdeling met de werkelijke dienst en de ontvangers daarvan. Een factuur aan de holding zegt nog niet dat alle dochtermaatschappijen ervan profiteren. Splits rechtstreeks herkenbare kosten uit voordat u een gezamenlijke pool verdeelt. Gebruik vervolgens een sleutel die het gebruik of voordeel van die specifieke pool begrijpelijk weerspiegelt.
Eén omzetpercentage past niet vanzelf bij alle groepskosten. Onderbouw eerst welke maatschappij voordeel ontvangt.
Onderbouw waarom de kosten hier horen
Bewaar leverancier, periode, dienstomschrijving en de gegevens waarop de sleutel berust. Een personeelsaantal kan voor een personeelsdienst bruikbaar zijn, maar niet zonder meer voor een uitsluitend door één maatschappij gebruikte machine. Controleer dat dezelfde directe post niet óók in de gezamenlijke pool terugkomt. Voorschotten zijn betalingen vooruit; zij bepalen niet de werkelijk geleverde dienst.
Het Verrekenprijsbesluit 2022 koppelt concerndiensten aan economische of commerciële waarde voor de ontvanger. De vergoeding vraagt een zakelijke beoordeling; een rekenkundig sluitende kostenverdeling alleen bewijst nog geen passende verrekenprijs. Laat functies, risico’s, eventuele opslag en btw afzonderlijk beoordelen. Het onderstaande voorbeeld laat uitsluitend de interne verdeling van een fictieve kostenpool zien.
Voorbeeld: personeelsdienst en directe training
Een fictieve groep verdeelt € 12.000 gezamenlijke personeelsdienstkosten naar 30 medewerkers bij A en 10 bij B. A draagt € 9.000 en B € 3.000. Een aparte training van € 2.000 is alleen voor A en komt bovenop A’s aandeel. Bij een verdeling van € 14.000 over 75% en 25% zou B € 3.500 dragen: € 500 voor een training waarvan B geen ontvanger is. Daarom blijft die training buiten de pool.
Laat beide administraties aansluiten
Leg bij de afrekening pool, directe posten, sleutel en voorschotten naast elkaar. Laat iedere maatschappij haar aandeel terugvinden in dezelfde onderbouwing. Noteer een gewijzigde deelnemer of dienst vanaf de werkelijke ingangsdatum en voorkom dat een oude verdeelbasis zonder beoordeling blijft doorlopen.