Spreek met uw leverancier af hoe u bij een kwaliteitsafwijking kunt achterhalen welke productiepartij, voorraad en klanten geraakt kunnen zijn. Begin met het precieze product en de geldende specificatie. Houd goederen waarvan de beoordeling nog openstaat herkenbaar apart in uw proces, zodat zij niet door een administratieve vrijgave ongemerkt verdergaan.
Een afwijking vraagt herkenbare producten en een passende beoordeling. Een goedgekeurde steekproef zegt niet dat alle stuks zijn onderzocht.
Koppel de controle aan de partij
Leg vast welke stuks zijn bekeken, volgens welke methode en tegen welke grens. Noteer een materiaalwijziging met de eerste betrokken partij. Gebruik een steekproef als informatie binnen haar gekozen opzet, niet als uitspraak dat ieder product afzonderlijk is goedgekeurd. Laat de passende deskundige bepalen welke verdere controle of maatregel nodig is.
Kwaliteit en veiligheid vragen verschillende vervolgstappen. Voor gevaarlijke non-food consumentenproducten legt NVWA uit dat ondernemers moeten melden via Safety Business Gateway en passende corrigerende maatregelen nemen. Een discussie over de kosten met uw leverancier mag de noodzakelijke veiligheidsopvolging niet als gewone retourkwestie wegzetten. Andere productgroepen vragen hun eigen toepasselijke regels.
Voorbeeld: 200 stuks zijn al verdeeld
Een fictieve inkoper ontvangt 500 stuks uit partij P17. Na uitlevering van 200 stuks wordt een afwijking ontdekt. De administratie kan 120 stuks bij klant A en 80 bij B terugvinden; 300 liggen nog in eigen voorraad. Zij meldt dus niet dat alle 500 intern geblokkeerd zijn. De kwaliteitsverantwoordelijke beoordeelt de afwijking en bepaalt de passende acties voor voorraad én afnemers, met specifieke productinformatie.
Test traceerbaarheid in beide richtingen
Kies één partij en controleer of u zowel de leverancier als de daadwerkelijke afnemers kunt terugvinden. Vergelijk aantallen met voorraad en verzending. Los ontbrekende koppelingen op met de leverancier en interne administratie; een positieve leveranciersaudit maakt die eigen productregistratie niet overbodig.