Wilt u als schuldeiser volledige betaling van één vordering bevestigen, vergelijk dan de werkelijke ontvangsten met het volledige verschuldigde bedrag van die vordering. Een betaalopdracht is nog geen gecontroleerde ontvangst. Benoem de factuur of andere grond nauwkeurig, zodat uw bevestiging niet ongemerkt over alle zaken met dezelfde wederpartij gaat.
Een ontvangst kan de factuur dekken terwijl bijbehorende posten nog openstaan. Bevestig alleen wat u echt heeft gecontroleerd.
Vergelijk ontvangst en toerekening
Neem eerdere deelbetalingen, een werkelijk verwerkte credit en verschuldigde bijbehorende posten mee. Controleer hoe iedere betaling is toegerekend. De officiële parlementaire toelichting bespreekt daarbij de bestaande BW-regel van artikel 6:44: eerst kosten, dan verschenen rente en vervolgens hoofdsom en lopende rente. Dit is een uitleg van die BW-regel, geen toepassing van de voorgestelde overheidsprocedure op uw zakelijke factuur.
Is een kostenpost betwist of onbekend, onderzoek die vóór u een nulsaldo verklaart. Maak onderscheid tussen vastgestelde volledige voldoening en een afzonderlijk afgesproken vermindering van de vordering. Een verklaring over één betaald bedrag hoort niet zonder beoordeling een brede wederzijdse finale regeling te worden. Stem een betrokken incassobehandelaar af op precies dezelfde vordering.
Voorbeeld: € 50 blijft naast de hoofdsom open
In een fictief gecontroleerd dossier is € 1.000 hoofdsom, € 20 verschenen rente en € 30 verschuldigde kosten vastgesteld. Het totaal is € 1.050. Er is € 400 ontvangen en daarna € 600: samen € 1.000. Er ontbreekt dus € 50, ook al is het totaal van de ontvangsten gelijk aan de oorspronkelijke factuur. Pas na daadwerkelijke ontvangst en verwerking van de laatste € 50 kan voor dit afgebakende dossier een nulsaldo worden bevestigd.
Koppel de bevestiging aan het dossier
Bewaar specificatie en ontvangstbewijs bij de verstuurde bevestiging. Controleer dat uw eigen administratie geen automatische herinnering meer stuurt voor de betaalde vordering. Geef geen toezegging over onbekende externe registraties; bevestig de eigen gecontroleerde verwerking en de precieze reikwijdte ervan.