Een verschil tussen uw boekvoorraad en de telling bij de logistieke partij is eerst een onderzoeksvraag. Kies één artikel, één locatie en één gelijk controlemoment. Volg daarna iedere beweging vanaf het laatst overeengekomen saldo. Zo ontdekt u of goederen ontbreken of dat een gebeurtenis nog niet op dezelfde manier is verwerkt.
Vergelijk ontvangst, uitlevering, retouren en geblokkeerde voorraad voordat u een vermissing aanwijst.
Gebruik dezelfde telgrens
Noteer welke goederen in het saldo horen: verkoopbaar, retour ontvangen, beschadigd of voor verzending gereserveerd. Een reservering is niet vanzelf een vertrek. Controleer het fysieke afgiftemoment en de bijbehorende registratie. Laat de logistieke partij aantonen waar goederen zich bevinden wanneer zij ze in een aparte status zet.
Houd opslag, orderverwerking en daadwerkelijk vervoer apart. NIWO legt uit dat betaald wegvervoer afhankelijk van het voertuig een Eurovergunning vraagt. Alleen afhaling organiseren bewijst niet welke partij het vervoer uitvoert. Controleer de werkelijke uitvoerder bij uw ketenonderzoek. Een vergunning zegt niet of uw voorraadverschil juist is verwerkt of welke schadevergoeding geldt.
Voorbeeld: 100 stuks waarvan 6 niet verkoopbaar zijn
Fictief: het gecontroleerde beginsaldo is 100 stuks. Er komen 40 bij, 35 vertrekken en 5 retouren worden ontvangen. De fysieke verwachting is 110. De logistieke partij telt 104 verkoopbare stuks plus 6 geblokkeerde beschadigde stuks: samen ook 110. Er is hier geen tekort van 6, maar wel een vraag over schade en verkoopbaarheid. Zonder de aparte status te bekijken zou u een onjuiste vermissing melden.
Spreek een gerichte hercontrole af
Vraag eerst om ontbrekende bewegingen en locaties. Laat onverklaarde verschillen opnieuw tellen op hetzelfde moment. Leg vervolgens vast of het om administratief herstel, kwaliteitscontrole of een mogelijke schadezaak gaat. Beoordeel aansprakelijkheid en termijnen aan de hand van de echte overeenkomst en omstandigheden; een rekensom alleen wijst geen aansprakelijke partij aan.