Wilt u als principaal de agentuur beëindigen? Controleer de opzegroute vóórdat u de einddatum communiceert. Houd daarna drie dossiers apart: de geldige beëindiging, provisie over transacties en een eventuele klantenvergoeding. Een agentuur eindigen betekent niet dat iedere betaling stopt op de laatste samenwerkingsdag.
Scheid de einddatum, lopende provisie en mogelijke klantenvergoeding in uw afwikkeling.
Maak een transactielijst tot en na het einde
Leg per klant vast wanneer de aanvraag, bestelling en aanvaarding binnenkwamen, welke bijdrage de agent leverde en welke provisie al is betaald. De Europese agentuurrichtlijn kent onder voorwaarden provisie voor transacties die na het einde sluiten. Alleen de factuurdatum vergelijken met de einddatum is dus te beperkt.
Vraag daarnaast om klantgegevens waarmee nieuwe klanten en uitbreiding van bestaande handel kunnen worden beoordeeld. Dat onderzoek staat los van het rekenwerk voor al verdiende provisie. Laat nationale opzegregels en de concrete looptijd toetsen; Europese minimumeisen zijn niet automatisch uw exacte Nederlandse opzegtermijn.
Voorbeeld: een maximum is nog geen aanspraak
Fictief: de agent ontving in vijf jaren €20.000, €25.000, €30.000, €35.000 en €40.000 beloning. Het gemiddelde is €30.000. KVK beschrijft voor Nederland een klantenvergoedingsmaximum van één gemiddelde jaarbeloning. Dit voorbeeld geeft dus een plafond van €30.000, geen automatisch verschuldigd bedrag.
Of en hoeveel verschuldigd is, vraagt beoordeling van onder meer klantenbijdrage, blijvend voordeel en billijkheid. Laat de agent daarom niet alleen een saldo tekenen waarop provisie en vergoeding door elkaar staan. Geef iedere post een grondslag en bespreek een eindregeling pas nadat de onderliggende gegevens zijn gecontroleerd.