Zeg uw SaaS-abonnement niet op met alleen een downloadplan. Controleer eerst welke gegevens u kunt meenemen en of het nieuwe systeem ze bruikbaar leest. Een exportbestand is pas een geslaagde overstap als ook relaties, bijlagen en noodzakelijke historie terug te vinden zijn. Plan toegangseinde en migratie daarom samen.
Test uw export in het nieuwe systeem voordat de oude accounttoegang verdwijnt.
Doe een proef met echte soorten gegevens
Kies enkele dossiers met meerdere kenmerken: een klant met een oud adres, een factuur met credit en een document met bijlage. Controleer aantallen, datums en onderlinge verwijzingen na import. Maak een lijst van onderdelen die niet meekomen, zoals gebruikersrechten of auditgeschiedenis, en vraag welke alternatieve export beschikbaar is.
Voor clouddiensten beschrijft de ACM overstaprechten onder de Data Act. Aanbieders moeten onder meer duidelijke overstapinformatie bieden en technisch ondersteunen. Controleer of uw dienst onder deze regels valt. Op 8 oktober 2026 geldt nog niet de volledige afschaffing van overstapkosten: die is volgens de ACM voorzien vanaf 12 januari 2027.
Voorbeeld: 800 facturen, maar geen bijlagen
Fictief: u exporteert 800 facturen. In het nieuwe systeem staan alle nummers en bedragen, maar 120 bijlagen ontbreken. U markeert de proef als onvolledig en vraagt een aparte bijlagenexport. Pas na controle van koppeling en leesbaarheid plant u de definitieve overdracht en beëindiging van oude toegang.
Spreek af wat gebeurt met nieuwe invoer tussen proef en overstap. Een tweede export zonder afstemming kan dubbele records veroorzaken. Leg vast wie de laatste invoer controleert, de import vrijgeeft en koppelingen omzet. Bewaar zakelijke gegevens volgens uw eigen bewaarplichten; een leveranciersaccount is geen zelfstandig archiefplan.