Een werkplek voor u is niet vanzelf een vergaderruimte voor uw klanten. Vraag hoeveel bezoekers mogen komen, waar zij kunnen wachten en of een besloten kamer reserveerbaar is. Beoordeel ook wat andere gebruikers kunnen zien of horen. Een stille hoek in een open kantoor is geen afgesloten spreekkamer.
Controleer bezoekersruimte, toegang en vertrouwelijkheid voordat u een afspraak op uw flexplek plant.
Loop de klantafspraak vooraf na
Controleer ontvangst, toegangsdeur, lift en eventuele kamerreservering. Spreek af wie de bezoeker ophaalt en wie hem weer naar buiten begeleidt. Vraag of de kamerprijs bij uw abonnement hoort of apart wordt berekend. Bekijk daarnaast of schermen, whiteboards en achtergelaten documenten zichtbaar zijn voor de volgende gebruiker.
Wilt u het kantooradres ook bij KVK registreren? KVK verlangt onder meer daadwerkelijk werken op de locatie en zelfstandige toegang tijdens openingstijden, vastgelegd in het huurcontract. Controleer die voorwaarden apart. Alleen toestemming om af en toe klanten te ontvangen beantwoordt de registratievraag niet.
Voorbeeld: een goedkoop bureau, dure gesprekken
Fictief: uw flexplek kost €180 per maand. Een besloten kamer kost daarnaast €20 per uur. Voor acht gesprekken van anderhalf uur komt €240 per maand erbij. De totale werkplek- en gesprekskosten zijn €420. Vraag of voorbereiding en uitloop ook reserveertijd vragen, zodat uw vergelijking dezelfde gebruiksduur meetelt.
Vergelijk niet alleen de prijs maar ook beschikbaarheid op uw vaste gespreksdagen. Als privacygevoelige gesprekken uw hoofdwerk zijn, kan een gegarandeerde kamer beter passen dan losse flexboekingen. Maak eerst een proefafspraak en controleer daarna of bezoeker, ruimte en vertrouwelijke werkwijze daadwerkelijk op elkaar aansluiten.