Geeft uw projectmanager een bouwkundige wijziging door? Vraag welke beslissing hij precies heeft genomen en namens wie. Controleer de echte bevoegdheid en het dossier. KVK legt uit dat een gevolmachtigde bevoegdheid krijgt om namens een onderneming te handelen. De functienaam projectmanager vertelt op zichzelf niet welke prijsafspraken hij mag maken.
Een technisch voorstel, budgetruimte en een bevoegde opdracht zijn drie verschillende dingen. Controleer de beslisroute vóór uitvoering.
Splits de wijziging in afzonderlijke besluiten
Wat verandert aan ontwerp of uitvoering? Welke kosten en vertraging worden verwacht? Wie mag de opdracht bevestigen? Gebruik één wijzigingsnummer om voorstel, offerte en besluit te verbinden. Laat een overlegverslag duidelijk aangeven of het om onderzoek, advies of uitvoering gaat. Stuur de beslissing ook aan de partij die het werk werkelijk uitvoert.
Een intern kostenplafond vraagt zorgvuldige beoordeling bij een al gegeven opdracht; het beslist niet zonder meer het externe geschil. Laat bij onduidelijke vertegenwoordiging berichten, eerdere werkwijze en bevoegdheidsafspraken beoordelen. Controleer daarnaast gevolgen voor veilig werken. Arboportaal benadrukt dat opdrachtgeverkeuzes arbeidsomstandigheden gedurende alle fases kunnen beïnvloeden.
Voorbeeld: €3.800 extra werk en €2.000 interne ruimte
Fictief: een manager mag intern wijzigingen tot €2.000 goedkeuren. Hij stuurt een offerte van €3.800 door met "graag plannen". De aannemer vraagt vóór bestellen of uitvoering en prijs zijn goedgekeurd. Daarmee wordt zichtbaar dat plannen en definitief opdracht geven verschillende stappen waren; partijen moeten de betekenis van het bericht verduidelijken.
Herstel de beslisroute met een herkenbare status voor elk voorstel. Noem bedrag, tijdgevolg en bevoegde beslisser in de bevestiging. Als het werk al is begonnen, verzamel eerst de feiten en beperk vermijdbare vervolgkosten; presenteer een nieuw intern formulier niet als terugwerkende oplossing voor bestaande verplichtingen.