Een lid zegt de contributie al te hebben betaald, maar uw administratie toont een achterstand. Pauzeer het verzoek voor het betwiste bedrag en controleer de betaling gericht. Vraag datum, bedrag en een passende betaalreferentie. Een andere omschrijving of betaling door een ouder kan de automatische koppeling verhinderen, ook als de vereniging het geld heeft ontvangen.
Controleer de bankmutatie voordat u opnieuw betaling vraagt. Een open ledenkaart is niet hetzelfde als een onbetaalde contributie.
Vergelijk bankontvangst en juiste contributieperiode
Zoek ook bij nog niet toegewezen ontvangsten. Controleer of de betaling op de juiste verenigingsrekening staat en niet is teruggestort. Vergelijk de periode: een bedrag voor vorig seizoen betaalt niet zonder meer de huidige termijn. Vraag geen volledig bankafschrift als een beperkte betaalbevestiging voldoende is; andere privétransacties zijn voor deze controle niet nodig.
Stel het werkelijke saldo opnieuw vast uit contributiebasis, vervaldata, betalingen en eventuele regeling. Corrigeer ook de herinneringslijst, zodat een oude export geen tweede brief verstuurt. Rijksoverheid vermeldt dat naast incassokosten geen extra herinnerings- of administratiekosten mogen worden gevraagd. Beoordeel eventuele kosten afzonderlijk; voeg niet automatisch kosten toe doordat uw eerste koppeling mislukte.
Voorbeeld: €180 onder de naam van een ouder
Fictief: de ledenkaart van een jeugdspeler toont €180 open. De ouder heeft €180 overgemaakt met "sport seizoen" en zijn eigen achternaam. Het bedrag staat tussen niet toegewezen ontvangsten. De penningmeester vergelijkt datum en rekeninginformatie, koppelt de betaling aan het juiste lid en bevestigt dat het saldo voor die periode nul is.
Informeer het lid over de correctie en herstel onjuiste vervolgstappen bij een ingeschakelde derde. Leg voor toekomstige betalingen één duidelijke referentie vast, maar behoud een route voor betalingen met een afwijkende omschrijving. Als slechts een deel blijkt betaald, vermeld de resterende hoofdsom en de berekening duidelijk.