Een nieuwe sponsor wil exclusiviteit, maar de vereniging heeft al een lokale partner. Zoek alle bestaande afspraken op voordat u iets toezegt. NOC*NSF adviseert tarieven, doelgroepen en tegenprestaties in een sponsorovereenkomst vast te leggen. Voor exclusiviteit moet u bovendien kunnen aanwijzen wat de vereniging nog werkelijk beschikbaar heeft.
Vergelijk de gevraagde categorie met bestaande toezeggingen voordat u geld of materiaal accepteert. Baken ruimte, periode en uitzonderingen af.
Leg toezeggingen naast elkaar
Controleer banners, shirts, kantine, website en evenementen afzonderlijk. Noteer per partner looptijd, categorie en uitzonderingen. Een bord langs het veld kan een andere afspraak zijn dan uitsluiting van iedere concurrent op het hele sportpark. Betrek bestaande verlengingen en toezeggingen door commissies; alleen het bestuursarchief doorzoeken kan praktische verplichtingen missen.
Definieer de categorie met herkenbare voorbeelden en bespreek grensgevallen. Wie mag namens de vereniging beslissen en wie controleert plaatsing? Maak een voorstel voor de ruimte die echt vrij is. Heeft een wijziging instemming van een bestaande partner nodig, regel die aantoonbaar voordat u twee onverenigbare beloften doet.
Voorbeeld: een bakker en een nieuwe supermarkt
Fictief: een bakker heeft nog twee seizoenen een afgesproken reclamebord. Een supermarkt vraagt als nieuwe sponsor exclusiviteit voor alle voedingsmiddelen op alle clubuitingen. Die woorden raken ook het bestaande bakkersbord. Het bestuur biedt eerst een beperkter voorstel voor supermarkten en nieuw aangewezen uitingen, met behoud van het bestaande bord. Beide partijen bespreken of dat voorstel passend is.
Laat de uiteindelijke categorie en uitzonderingen letterlijk bevestigen. Geef uitvoerders een overzicht van toegestane plaatsingen en controleer materiaal vóór publicatie. Sponsorbetaling alleen geeft geen algemene toestemming om ledenbeelden of contactgegevens te gebruiken. Beoordeel zulke extra wensen afzonderlijk en controleer eventuele reclameregels voor de werkelijke doelgroep.