Leg bij een ticketverkoopdienst niet alleen vast wie tickets uitgeeft, maar wie bezoekers terugbetaalt als het evenement wordt afgelast. Bekijk daarvoor de zichtbare verkoper, de ontvangende betaalrekening, het uitbetalingsmoment en de toegang tot terugbetalingen. Een platform dat geld al heeft doorgestort, kan zonder aanvullende afspraak mogelijk niet meteen alle bezoekers terugbetalen.
Een ticketplatform kan de knop voor terugbetaling hebben terwijl de organisator de klant moet helpen. Test geldstroom en taakverdeling vóór verkoop.
Volg de betaling tot en met de terugboeking
Laat de dienstverlener één proeforder uitleggen: aankoopbedrag, afzonderlijke kosten, platformvergoeding, uitbetaling en terugboeking. Vraag wie de terugbetaling mag starten en of daarvoor opnieuw geld moet worden aangeleverd. Controleer ook hoe een mislukte terugbetaling zichtbaar wordt. “Wij verzorgen restituties” zegt niets over een lege rekening of ontbrekende bevoegdheid.
Volgens ConsuWijzer hoort bij afgelasting terugbetaling, inclusief de aan de organisator betaalde servicekosten. Een vergoeding voor doorverkoop kan anders worden beoordeeld. Kopieer dus geen standaardbedrag naar iedere order. Zorg dat klantcommunicatie en betaalopdracht dezelfde aankooproute en onderdelen gebruiken; de interne afspraak met het platform mag de bezoekersklacht niet laten verdwijnen.
Voorbeeld: verkocht is niet beschikbaar
Fictief: 100 bezoekers betaalden ieder €30 bij de organisator. Het platform stortte €2.900 door na €100 afgesproken zakelijke vergoeding. Bij afgelasting moet eerst duidelijk zijn waar de €3.000 voor de bezoekers vandaan komt. De ingehouden zakelijke vergoeding maakt hun aankoop niet €29. De organisator en het platform beoordelen hun onderlinge vergoeding afzonderlijk.
Maak vóór de verkoop een gezamenlijke proef met één terugbetaling en één mislukte betaling. Benoem wie het verschil financiert, wie fouten herstelt en wie bezoekers informeert. Bewaar na afgelasting een orderlijst met betaald, terugbetaald en nog te behandelen, zodat twee teams niet dezelfde bezoeker dubbel betalen of beide overslaan.