Verhuist uw bedrijf dossiers met persoonsgegevens? Nummer de gesloten dozen en spreek af wie ze bij vertrek, aankomst en afdelingsontvangst registreert. Gebruik een route die de inhoud niet onnodig zichtbaar maakt. Een verhuizer kan alle dozen in het nieuwe pand neerzetten terwijl uw dossierbeheerder nog geen controle heeft over een doos die in de algemene hal blijft staan.
Registreer vertrouwelijke dozen bij iedere overdracht. Afgeleverd in het gebouw is iets anders dan ontvangen door de juiste afdeling.
Gebruik nummers zonder onnodige inhoud
Maak een verhuislijst met doosnummer, aantal, bestemming en overdrachtmoment. Bewaar de koppeling met gevoelige dossierinhoud bij de bevoegde beheerder. Zet bijvoorbeeld niet alle namen of medische details op een zichtbaar etiket. De AVG verlangt passende beveiliging afgestemd op het risico; alleen “vertrouwelijk” op de verhuisopdracht schrijven organiseert die beveiliging niet.
Spreek ook af wat gebeurt als de ontvangende afdeling nog gesloten is. Wie bewaart de dozen tijdelijk en wie mag die ruimte openen? Vergelijk aan het eind de nummers, niet alleen het totaal. Twee keer doos 36 en geen doos 37 kan op een lijst van vijftig dozen toch precies vijftig stuks opleveren.
Voorbeeld: één doos staat nog bij de lift
Fictief: vijftig dossierdozen vertrekken. Bij aankomst worden er vijftig geteld, maar de administratie ontvangt alleen nummers 1-36 en 38-50. Nummer 37 blijkt bij de lift te staan naast een doos kantoorartikelen. Het team brengt de doos naar de beheerder en controleert sluiting en overdracht. Het gebouwtotaal was geen bewijs dat de vertrouwelijke reeks compleet was ontvangen.
Onderzoek bij ontbrekende of geopende dozen wat werkelijk is gebeurd en laat de privacyverantwoordelijke beoordelen of sprake is van een datalek en welke opvolging nodig is. Noteer geen geruststellend “alles ontvangen” voordat de nummers aansluiten. Plan deze controle als afzonderlijke stap vóór het verhuisdossier wordt afgesloten.