Geeft een voorraadrapport een verschil met de fysieke telling? Zet eerst artikelnummer, locatie, teleenheid en telmoment naast elkaar. Daarna bekijkt u nog niet verwerkte ontvangsten, picks en retouren. Een rapport wijzigen om het totaal passend te maken vernietigt de aanwijzing waarmee u de oorzaak kunt vinden. Bewaar dus de oorspronkelijke stand en leg de correctie met reden vast.
Controleer verpakkingseenheden en open mutaties vóór u voorraad afboekt. Een verschil tussen dozen en stuks kan op verlies lijken zonder dat iets ontbreekt.
Wat wordt werkelijk geteld?
Vraag of de beheerder volle dozen, losse stuks of beide heeft geteld. Controleer het aantal stuks per verpakking in de artikelgegevens. Maak beschadigde of geblokkeerde voorraad apart zichtbaar: aanwezig betekent niet altijd vrij beschikbaar voor verkoop. Spreek af wie een verschil onderzoekt en wie pas na onderzoek de boeking mag corrigeren.
De KVK noemt voorraadadministratie als onderdeel van de basisadministratie die ondernemers in beginsel zeven jaar bewaren. Houd daarom ook relevante mutaties en verklaring van correcties beschikbaar wanneer u van beheerder wisselt. Een export met alleen de eindstand vertelt een opvolger niet waarom tien stuks eerder als beschadigd zijn geblokkeerd.
Voorbeeld: acht dozen plus twaalf losse stuks
Fictief: het systeem noemt 108 stuks. De teller schrijft “20” op: acht volle dozen en twaalf losse stuks samen. Elke doos bevat twaalf stuks. De fysieke voorraad is dus 8 x 12 + 12 = 108. Er is geen verschil van 88 stuks. De beheerder corrigeert de teleenheid in het verslag, niet de voorraadstand naar twintig.
Leg vast welke eenheid voortaan op de tellijst staat en test dit bij één volgende telling. Blijft na deze controles wel een verschil over, onderzoek dan de concrete mutatie en locatie. Houd een telverschil, een bestelvoorstel en toestemming om goederen te vernietigen als verschillende beslissingen herkenbaar.