Wilt u een zakelijke afspraak veranderen? Zet de huidige prestatie naast de voorgestelde nieuwe prestatie en beschrijf welke lopende orders doorlopen. Vermeld of u eerst overleg wilt of een bindend aanbod doet. Wilt u pas na een volledige schriftelijke afspraak gebonden zijn, maak dat voorbehoud duidelijk en handel er ook naar. Alleen het woord “voorstel” vertelt niet alle gevolgen.
Een nieuwe afspraak voor november zegt nog niet wat er met de oktoberopdracht gebeurt. Maak ingangsdatum en overgang afzonderlijk duidelijk.
Benoem welke opdrachten onder welke afspraak vallen
Noem oude en nieuwe bepaling, prijsgevolg, planning en overgangsmoment. Controleer de bestaande wijzigingsroute en de bevoegdheid van de betrokken personen. Een operationele medewerker die overleg plant hoeft niet degene te zijn die uw nieuwe prijs mag afspreken. Bevestig daarom ook wie het uiteindelijke akkoord namens iedere partij verzorgt.
Kifid 2025-0928 beschrijft aanbod, aanvaarding en het belang van verklaringen en gedrag. Onder bepaalde omstandigheden kan ook niet-handelen betekenis hebben. Trek daaruit geen algemene regel dat stilte altijd instemming is of nooit gevolgen heeft. Maak uw eigen voorgestelde overlegroute expliciet en laat onduidelijke eerdere communicatie beoordelen.
Voorbeeld: nieuwe responstijd, oude spoedorder
Fictief: een dienstverlener wil vanaf 1 november twee werkdagen in plaats van één werkdag voor feedback afspreken. Een spoedorder van 28 oktober moet op 3 november klaar zijn en is op de oude werkwijze gepland. Partijen bespreken die order afzonderlijk. De kalenderdatum verandert haar planning niet vanzelf; het voorstel noemt hoe deze order wordt afgewerkt vóór de nieuwe werkwijze wordt gebruikt.
Bewaar de overeengekomen versie met haar ingangsdatum en informeer de uitvoering pas over de werkelijk geldende afspraak. Houd tot dat moment lopende termijnen in beeld. Een uitnodiging voor een gesprek is geen vervanging voor het vaststellen welke prestatie nu verschuldigd is.