Een magazijnrapport zegt dat u 480 stuks heeft, terwijl uw webshop 500 toont. Laat eerst dezelfde artikelen, locaties en peildatum vergelijken. Een verschil kan ontstaan door een niet-verwerkte ontvangst, een gereserveerde order of werkelijk verlies. Maak daarom geen schadeclaim of nieuwe leverbelofte op basis van alleen het verschil tussen twee dashboards.
Volg een voorraadverschil van ontvangst tot telling. Maak duidelijk welke aantallen betrouwbaar zijn voordat u klanten levering belooft.
Leg het beginpunt van de telling vast
Vraag naar de ontvangen aantallen, de staat van de verpakking en eventuele afwijkingsmelding. Koppel ontvangstbewijs en order aan hetzelfde artikelnummer. Onderscheid beschikbare, gereserveerde, beschadigde en retourvoorraad. Spreek af wie verschillen mag corrigeren en welke onderbouwing daarbij hoort. Zo voorkomt u dat een boekhoudkundige correctie bewijs van een beschadigde levering vervangt.
Voorbeeld: twintig stuks zijn niet allemaal verdwenen
Fictief: na ontvangst van 500 bekers zijn 12 voor verzending gereserveerd en 8 beschadigde bekers apart gezet. De webshop telt nog 500 verkoopbare bekers, het magazijn 480. Controle van de reserveringen en schaderapportage verklaart het verschil. De juiste vervolgstap is de verkoopbare voorraad bijwerken en de 8 beschadigde stuks onderzoeken. Een claim voor 20 vermiste bekers zou verschillende situaties verwarren.
Vergelijk dienstverlening én uitzonderingskosten
Vraag bij tariefvergelijking ook naar ontvangst, orderverzameling, verpakking, retourcontrole, extra telling en afvoer. Een lage opslagprijs kan samengaan met dure handelingen. KVK noemt transport, verzekering en aansprakelijkheid als onderwerpen voor voorwaarden; specifieke afspraken horen in het contract. Controleer welke voorwaarden werkelijk gelden, wie voorraad verzekert en hoe schade wordt gemeld. Een eigen checklist verandert die afspraken niet.
Test ook het vertrek uit het magazijn
Vraag hoe u bij beëindiging voorraad, voorraadbestanden en open retouren overdraagt. Plan een gezamenlijke eindtelling met een duidelijke peildatum. Noteer wie klanten tijdens de overgang antwoordt en wie de laatste orders afhandelt. Test vooraf één exportbestand: kunt u artikelen, aantallen en reserveringen werkelijk in uw nieuwe systeem gebruiken?