De AVG geeft geen algemene bewaartermijn die voor al uw persoonsgegevens past. Artikel 5 vraagt dat identificerende gegevens niet langer blijven dan nodig voor het verwerkingsdoel. Bepaal daarom per gegevensgroep waarom u bewaart, welke wettelijke verplichting eventueel geldt en vanaf welk moment u telt. Een tabel met alleen aantallen jaren is onvoldoende uitvoerbaar.
Koppel bewaartermijnen aan een doel en regel ook verwijderen uit exports, mailboxen en backups.
Geen termijn zonder startmoment
Kies duidelijke gebeurtenissen, zoals einde overeenkomst, afsluiting klacht of laatste benodigde handeling. Onderscheid de gegevens die een wettelijke administratieplicht dienen van bijlagen die daar niet voor nodig zijn. Een factuurplicht betekent niet vanzelf dat alle gespreksteksten, identiteitskopieën en interne notities hetzelfde aantal jaren moeten blijven. Onderbouw die keuzes afzonderlijk en beperk de opgeslagen gegevens.
Leg voor iedere groep vast welk systeem de termijn bewaakt, wie uitzonderingen beoordeelt en wat met kopieën gebeurt. Een lopende rechtsvordering kan gerichte bewaring nodig maken; artikel 17 kent daarvoor een uitzondering op wissen. Benoem dan welke gegevens voor welke zaak nodig zijn en wanneer u opnieuw beoordeelt. Maak niet alle dossiers onbeperkt bewaard omdat één geschil bestaat.
Een gewiste rij met drie overgebleven kopieën
Verzonnen voorbeeld: een organisatie kiest na eigen beoordeling zes maanden voor afgesloten niet-financiële hulpvragen. Dat is hier een beleidskeuze, geen wettelijke AVG-termijn. Een hulpvraag sluit op 10 januari en de gekozen termijn eindigt op 10 juli. De centrale registratie wordt verwijderd, maar dezelfde tekst staat nog in een spreadsheet, mailbox en proefomgeving.
De eigenaar voegt daarom exports en testkopieën aan de verwijdertaak toe. Voor backups beschrijft hij afgeschermde toegang, de eigen rotatie en hoe verlopen gegevens na herstel opnieuw worden verwijderd. Hij test dit met een fictief dossier. Een vinkje in het beleid zonder controle van die drie kopieën zegt nog niet dat de uitvoering klopt.
Test de verwijdering in de praktijk
Laat de juridische onderbouwing en technische uitvoering samen beoordelen. Spreek periodieke controles af en werk het schema bij als een doel, systeem of wettelijke plicht verandert. Informeer betrokkenen over de termijn of de criteria daarvoor. Neem geen voorbeelden uit deze gids over als vaste wettelijke duur; uw doel en verplichtingen bepalen de verdedigbare keuze.