Een onderhandse volmacht is een machtiging die u zelf opstelt, zonder notaris. Of die bruikbaar is, hangt mede af van wat de ontvangende organisatie accepteert. Vraag daarom eerst welke handeling iemand namens u mag doen en welk formulier nodig is. Voor ingrijpende zaken zoals hypotheekhandelingen is deze route niet zomaar voldoende.
Kies de kleinste benodigde bevoegdheid en controleer vooraf welke machtiging de organisatie accepteert.
Controleer de ontvanger vóór u tekent
Vervang algemene woorden als al mijn zaken door een herkenbare taak. Benoem de organisatie, klantrelatie, handelingen en einddatum. Onderscheid informatie opvragen van iets wijzigen: toestemming om een saldo-overzicht te ontvangen hoeft geen bevoegdheid te geven om geld over te boeken of een contract op te zeggen.
Controleer hoe de gemachtigde zich identificeert. Gebruik een bestaande machtigingsroute als de organisatie die biedt. Persoonlijke wachtwoorden delen maakt niet duidelijk namens wie iemand handelt en kan ongewenste toegang geven. Spreek ook af dat u een kopie krijgt van ieder relevant bericht, zodat u kunt volgen wat is uitgevoerd.
Een taak verdelen zonder alles uit handen te geven
Verzonnen voorbeeld: Murat is drie weken in het buitenland. Zijn zus mag bij een genoemde energieleverancier ontbrekende facturen opvragen en een meterstand doorgeven. Zij mag geen nieuw tariefcontract sluiten. Murat controleert vooraf dat de leverancier deze beperkte machtiging registreert en dat de zus geen toegang tot andere klantrelaties krijgt.
De leverancier biedt een eigen formulier met aparte vakjes voor informatie en contractwijzigingen. Murat kiest alleen het eerste en controleert of de meterstand daaronder valt. Kan het formulier de gewenste grens niet vastleggen, vraag dan hoe de organisatie dat oplost. Een zelfgeschreven beperking helpt weinig als het systeem onbeperkte toegang verleent.
Toegang weer sluiten
Na terugkomst controleert Murat de uitgevoerde handelingen en vraagt hij bevestiging dat de registratie eindigt. Wilt u eerder stoppen, meld dat dan aan de gemachtigde én de organisaties die de volmacht gebruiken. Alleen uw eigen papier vernietigen laat hun administratie ongemoeid. Bespreek langdurige financiële vertegenwoordiging of toekomstige onbekwaamheid afzonderlijk met een notaris.