Een betalingsherinnering na uw betaling is reden om de administratie te vergelijken. Vraag de ontvanger op welke factuur de betaling is geboekt en welke post nog openstaat. Betaal niet reflexmatig een tweede keer: bij een echte dubbele betaling kunt u het teveel betaalde terugvragen. Controleer wel eerst dat de eerdere overboeking daadwerkelijk is uitgevoerd.
Koppel uw bankbetaling aan de juiste factuur voordat u opnieuw geld overmaakt.
Wat bewijst uw betaalbewijs?
Bekijk datum, bedrag, ontvanger, IBAN en betalingskenmerk naast factuurnummer en klantnummer. Een schermafbeelding van een ingevoerde opdracht is minder duidelijk dan een uitgevoerd rekeningafschrift. Is het bedrag teruggestort, dan is de oorspronkelijke opdracht geen afgeronde betaling aan de leverancier. Vraag uw bank bij twijfel naar de status van juist deze transactie.
Stuur alleen de relevante betaalregel. Maak andere transacties en overbodige saldoinformatie onleesbaar, maar laat de gegevens staan waarmee deze betaling gevonden kan worden. Gebruik het bekende klantenportaal of gecontroleerde contactadres. Een herinnering met een nieuw rekeningnummer vraagt eerst om verificatie via een onafhankelijk gevonden telefoonnummer.
Twee facturen met hetzelfde bedrag
Verzonnen voorbeeld: u heeft facturen A en B van elk € 75. U betaalt € 75 met kenmerk A, maar krijgt een herinnering voor B. Uw bankbewijs toont dus niet dat beide rekeningen zijn voldaan. Vraag of A is gesloten en B nog openstaat. Pas daarna bepaalt u of er een fout of een tweede schuld is.
Ander geval: u heeft A tweemaal betaald, zodat € 150 bij dezelfde factuur is geboekt. Vraag dan om bevestiging van de dubbele ontvangst en teruggave van € 75. Laat niet stilzwijgend aannemen dat het extra bedrag een toekomstige rekening aflost. Spreek eventuele verrekening uitdrukkelijk af en controleer welke factuur daarna nog openstaat.
Vraag om een gerichte correctie
Vraag in uw bericht om de boekingsdatum, het factuurnummer en het resterende saldo, en om correctie van een onjuiste herinnering. Bewaar het antwoord samen met het afschrift. Is de zaak bij een incassobureau, stuur ook daar uw concrete betwisting met bewijs heen. Een onjuiste herinnering negeren lost de administratieve mismatch meestal niet op.