Een sommatie vraagt u dringend een afspraak uit te voeren of iets te herstellen. Zoek eerst welke concrete handeling wordt verlangd: bijvoorbeeld een geleend voorwerp terugbrengen of afgesproken werk afronden. Leg de brief naast uw overeenkomst en latere wijzigingen. De stevige toon bewijst niet dat de hele eis klopt; reageer wel tijdig met feiten en een uitvoerbare vervolgstap.
Vergelijk de gevraagde handeling met uw contract, leg vast wat al is uitgevoerd en doe een concreet voorstel voor het resterende werk.
Leg iedere eis naast de afspraak
Maak per onderdeel drie korte aantekeningen: wat was afgesproken, wat heeft u uitgevoerd en wat staat nog open? Verwijs naar de juiste contractversie, datum en bijlage. Een foto kan de staat van een voorwerp tonen; een ontvangstbericht kan helpen aantonen wanneer het is teruggegeven. Bewaar de oorspronkelijke stukken en beschrijf wat ieder stuk werkelijk bewijst.
Fictief: u leende twee boormachines en zou beide vrijdag terugbrengen. Een sommatie verlangt nu teruggave van beide. Eén machine is vrijdag aantoonbaar afgegeven; de tweede ligt nog bij u. Stuur het ontvangstbericht voor de eerste mee en stel voor de tweede een concreet afgiftemoment voor. Ontken niet de hele eis omdat één onderdeel al is uitgevoerd.
Controleer de termijn en praktische belemmeringen
Een ingebrekestelling kan een laatste redelijke termijn geven om alsnog na te komen. Artikel 6:82 BW beschrijft dit als een manier waarop verzuim kan intreden als uitvoering binnen die termijn uitblijft. Er bestaan uitzonderingen; neem niet aan dat iedere sommatie dezelfde termijn moet geven. Een verzoek om snel uw bereidheid te bevestigen kan bovendien naast een aparte uitvoerdatum staan, zoals Rechtspraak in een bouwzaak uitlegt.
Kunt u de voorgestelde uitvoering niet halen, leg dan uit welke stap tijd vraagt en wat wel kan. Benoem bijvoorbeeld een afspraak voor toegang, benodigde onderdelen of een afhankelijkheid van de wederpartij. Stel haalbare data voor en vraag schriftelijke bevestiging. Uw eigen voorstel verandert de ontvangen termijn niet vanzelf; laat een betwiste deadline of dreigende beëindiging tijdig beoordelen.
Bevestig uw reactie en bewaak het vervolg
Noem het kenmerk van de sommatie, uw standpunt per onderdeel en het gevraagde overleg of herstelmoment. U kunt zelf een kort bericht schrijven als dat uw situatie voldoende uitlegt. Bewaar uw reactie, bijlagen en verzendbewijs. Controleer na een afspraak of beide partijen dezelfde handeling, datum en toegang hebben bevestigd. Een toezegging om iets te bespreken is nog geen akkoord op uw volledige voorstel.
Ontvangt u een dagvaarding, dan loopt een gerechtelijke procedure met eigen reactie-eisen. Een eerdere brief aan de wederpartij vervangt uw reactie aan de rechter niet. Lees welke rechter de zaak behandelt en regel tijdig passende hulp. Laat ook een combinatie van herstel, boete, schade of beëindiging afzonderlijk beoordelen voordat u meer erkent dan de feiten ondersteunen.