Geen geld ontvangen betekent niet automatisch geen btw. Bij zakelijke ruil blijft de waarde van de ontvangen prestatie relevant. Maak daarom naast de leverafspraak een bedragenschema. Laat duidelijk zien welke waarde inclusief btw is en welke exclusief btw, zodat u geen onverwachte belasting- of restbetaling ontdekt na levering.
Reken bruto waarden, eventuele bijbetaling en belasting apart door vóór de ruil.
Bepaal eerst de waardebasis
De Belastingdienst beschrijft dat u bij ruil btw berekent over de waarde van het ontvangen goed of de ontvangen dienst. Ontvangt u daarnaast geld, dan telt dat mee. De beschreven breuk 21/121 haalt de btw uit een bedrag inclusief 21% btw; dat is iets anders dan 21% toevoegen aan een netto bedrag.
Vergelijk beide prestaties ook buiten de prijs. Heeft u het resultaat nodig, wanneer kunt u het gebruiken en wie accepteert het? Een drukwerkpakket dat morgen komt en een adviestraject over zes maanden kunnen dezelfde waarde hebben maar een ander risico. Gebruik afzonderlijke oplevermomenten en bewaar bewijs van wat werkelijk is ontvangen.
Voorbeeld: € 1.210 aan prestaties ruilen
Fictief: twee Nederlandse btw-ondernemers ruilen volledig belaste diensten die elk € 1.210 inclusief 21% btw waard zijn. De btw in iedere prestatie is € 1.210 × 21/121 = € 210; de waarde exclusief btw is € 1.000. Gelijke bruto bedragen betekenen hier dat geen commerciële bijbetaling nodig is.
Toch verdwijnen de btw-bedragen niet uit de administratie. Of ontvangen btw volledig aftrekbaar is, hangt van uw eigen belastingpositie en gebruik af. Veronderstel dat niet bij vrijgestelde activiteiten, verschillende tarieven of grensoverschrijdende levering. Controleer die situaties afzonderlijk. Bij ongelijke waarden bepaalt u ook wie het verschil betaalt en of dat verschil inclusief btw is.
Controleer de ruil vóór u levert
Bespreek met uw boekhouder de waarden, facturering en btw-verwerking. Leg daarna per prestatie resultaat, acceptatie en herstel vast. Lever niet alles vooruit alleen omdat de bedragen gelijk zijn. Een bruikbaar tussenresultaat of gefaseerde ruil kan de afhankelijkheid van de andere partij verkleinen.