Een portefeuillehouder die een offerte voorbereidt, mag niet vanzelf de stichting tegenover de leverancier binden. Controleer apart wie het besluit neemt en wie mag tekenen. Gebruik het bestuursreglement om de uitvoering te organiseren binnen uw actuele statuten. Een interne afspraak kan ontbrekende statutaire bevoegdheid niet simpelweg vervangen.
Scheid voorbereiding, bestuursbesluit en vertegenwoordiging bij een grote uitgave.
Controleer het besluitpad
Zoek in de statuten de vereiste aanwezigheid, stemverhouding en eventuele extra goedkeuring. KVK legt uit dat belangrijke besluiten aanvullende goedkeuring kunnen vragen en dat een doorslaggevende voorzittersstem op geldige regels moet steunen. Gebruik de uitkomst van een eerdere vergadering niet als algemene bevoegdheid voor volgende uitgaven.
Vraag vóór bespreking of een bestuurder een persoonlijk belang bij een leverancier heeft. Bij tegenstrijdig belang neemt die bestuurder niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming over dat besluit. Noteer de melding en controleer hoe het bestuur daarna geldig besluit. Als niemand overblijft om normaal te beslissen, vraagt dat de juiste statutaire en wettelijke vervolgstap, niet een geïmproviseerd akkoord.
Voorbeeld: een voorbereider met een eigen belang
Fictief: een driehoofdig stichtingsbestuur wil € 18.000 aan communicatiewerk bestellen. De portefeuillehouder heeft het voorstel gemaakt; haar eigen bedrijf staat in de vergelijking. Zij meldt haar belang en neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming over de keuze. De andere bestuurders controleren besluitvoorwaarden en vertegenwoordiging voordat zij een keuze maken. De voorbereiding door deze bestuurder is geen toestemming om haar offerte te accepteren.
De notulen vermelden welk werk, welk maximumbedrag en welke ondertekenaars zijn goedgekeurd. Na levering wordt de factuur met dat besluit en de prestatie vergeleken. Een uitbreiding van € 6.000 doorloopt opnieuw de passende route; de eerste toestemming wordt niet stilzwijgend onbeperkt.
Maak de opdracht navolgbaar
Laat een bestuurder die niet bij de voorbereiding betrokken was de route van voorstel tot factuur volgen. Ontbreekt een bevoegd besluit of ondertekening, herstel dat vóór bestellen. Regel ook vervanging en toegang bij vertrek van een bestuurder, zodat opvolgers dezelfde stukken kunnen controleren.