Een campagne die € 10.000 meldt, moet kunnen uitleggen wat dat bedrag voor het project betekent. Gaat het om toezeggingen, ontvangen geld of geld na kosten? Kies vooraf een eerlijke definitie en laat bestuur, vrijwilligers en betaalplatform dezelfde uitleg gebruiken. Anders kunnen donateurs een bestemming verwachten die uw administratie niet kan waarmaken.
Houd beloofd, ontvangen en besteed geld apart en maak wervingskosten zichtbaar.
Koppel de campagnebelofte aan de geldstroom
Noteer wat voor het genoemde doel nodig is, welke kosten uit opbrengsten worden betaald en wat met een overschot of tekort gebeurt. Laat bestemde bijdragen herkenbaar registreren. Gebruik een aparte projectcode als een eigen bankrekening niet nodig of praktisch is. Voor contante ontvangst maakt u telling, overdracht en bankstorting door verschillende controlehandelingen navolgbaar.
Voor een ANBI moet volgens het ANBI Loket de administratie onder meer aard en omvang van inkomsten, kosten en bestedingen tonen. Een campagneteller vervangt die administratie niet. Andere verenigingen en stichtingen kunnen dezelfde praktische scheiding gebruiken zonder daarmee ANBI-status of fiscale aftrek te beloven. Controleer de werkelijke status apart.
Voorbeeld: € 10.000 toegezegd is € 8.700 beschikbaar
Fictief: een actie ontvangt € 9.500 van € 10.000 toezeggingen. Betaal- en campagnekosten zijn € 800, zodat € 8.700 overblijft voor uitvoering. Een project van € 9.000 heeft nog € 300 dekking nodig, ook al toont de teller “doel gehaald”. Geef donateurs deze uitsplitsing en benoem wanneer een nog niet betaalde toezegging wordt opgevolgd.
Bevestig de uitleg vóór de actie begint
Laat het bestuur doel, kostenbasis en uitzonderingsroute goedkeuren. Oefen met een vrijwilliger hoe een vraag over kosten wordt beantwoord. Controleer website en betaalbevestiging op dezelfde woorden. Rapporteer na afloop wat werkelijk ontvangen en besteed is, met openstaande posten en het afgesproken vervolg voor onbestede middelen.