Leg eerst vast welke onderneming bij deze zending wordt vertegenwoordigd en of de vertegenwoordiging direct of indirect is. Een opdracht van een contactpersoon bewijst nog niet dat de machtiging voor de juiste rechtspersoon geldt. Vergelijk daarom de bedrijfsgegevens in de overeenkomst, machtiging en aangifte-instructie.
Controleer de vertegenwoordigde onderneming, de gekozen rol en de machtiging voordat uw aangifte wordt ingediend.
De rol bepaalt wie aangever is
Bij directe vertegenwoordiging handelt de vertegenwoordiger in naam en voor rekening van de opdrachtgever. Bij indirecte vertegenwoordiging handelt hij in eigen naam, voor rekening van de opdrachtgever. Het Douanehandboek beschrijft daardoor verschillende verantwoordelijkheden; bij een douaneschuld kunnen indirect vertegenwoordiger en vertegenwoordigde hoofdelijk worden aangesproken.
Schrijf dus niet alleen “douaneformaliteiten”. Benoem de rol per toepasselijke opdracht, welke gegevens u moet leveren en welke afwijking eerst terug moet naar uw bevoegde contactpersoon. Leg ook vast wie een bericht van de Douane doorstuurt en wie daarop tijdig reageert.
Voorbeeld: holding en importbedrijf
Een holding ondertekent de raamovereenkomst. De handelsfactuur noemt haar Nederlandse importdochter, maar de aangifte-instructie bevat het EORI-nummer van de holding. De vertegenwoordiger ziet drie gegevens die niet vanzelf dezelfde opdrachtgever aanwijzen. Hij vraagt vóór indiening welke onderneming wordt vertegenwoordigd en controleert de bijbehorende machtiging. Hij verandert de opdracht niet stilzwijgend naar indirecte vertegenwoordiging om het verschil te omzeilen.
Controleer één concrete zending
Laat uw vertegenwoordiger voor een eerstvolgende zending onderneming, rol en machtiging naast de factuur zetten. Voeg de onderbouwing van opgegeven oorsprong en waarde toe en markeer ontbrekende stukken. Een ondertekend contract vervangt die zendinggegevens niet. Maak bij twijfel eerst de opdracht compleet; reken niet op een achteraf vanzelf geaccepteerde correctie.