Kiest uw vereniging voor toestemming bij herkenbare openbare beelden van volwassenen? Zorg dan dat u per geselecteerd beeld kunt terugvinden wie voor welk doel en kanaal toestemming gaf. Een algemene mapnaam “foto’s toegestaan” is niet genoeg om later te beoordelen of een sponsor datzelfde beeld mag gebruiken.
Leg niet alleen vast wie ja zegt, maar ook voor welk beeldgebruik. Zo kunt u nieuw gebruik en intrekking beoordelen.
Koppel keuze aan de publicatie
De AVG verlangt dat u toestemming kunt aantonen als u daarop vertrouwt. Toestemming moet kunnen worden ingetrokken. Deze uitleg behandelt die gekozen route; niet iedere denkbare fotoverwerking berust noodzakelijk op toestemming. Controleer afzonderlijk uw juridische grondslag, makerrechten en de situatie van herkenbare personen voordat u publiceert.
Gebruik een beperkte registratie met beeldkenmerk, toestemming, doel, kanaal en verantwoordelijke. Verzamel niet voor de zekerheid allerlei extra persoonsgegevens. Houd bij welke eigen publicaties het beeld bevatten. Een latere wijziging is dan te vinden zonder alle vrijwilligers te vragen wie ooit welke versie deelde.
Voorbeeld: websitefoto wordt sponsoradvertentie
Fictief: vier volwassenen geven toestemming voor een activiteitenverslag op de verenigingswebsite. Een sponsor vraagt later die groepsfoto voor betaalde reclame. De beeldbeheerder ziet in het register dat alleen het verenigingsverslag was besproken. Hij stuurt de foto niet direct door, maar laat het nieuwe gebruik beoordelen en vraagt waar nodig een passende nieuwe keuze. Als één persoon toestemming voor uw websitegebruik intrekt, vindt hij de betreffende pagina voor beoordeling van die publicatie.
Begin met uw eerstvolgende publicatie
Selecteer een kleine beeldset en controleer vóór publicatie de registratie en gebruiksrechten. Geef leden een eenvoudig bereikbaar contact voor vragen of intrekking. Leg vast wie nieuw gebruik stopt en bestaande eigen publicaties beoordeelt. Behandel verzoeken zorgvuldig; alleen een vinkje verwijderen uit een ledenlijst volgt het verspreide beeld niet op.