Bij een geplande bedrijfssluiting moet uw leverancier weten wat u nog werkelijk kunt ontvangen en afhandelen. Maak daarom eerst per leverancier een overzicht van open bestellingen, leveringen en retouren. Een algemene sluitingsbrief verandert die afspraken niet vanzelf. Bij faillissement of schuldsanering vraagt de afhandeling een andere beoordeling; gebruik deze gewone sluitingsplanning dan niet zonder overleg met de betrokken functionaris.
Vergelijk bestellingen, onderweg zijnde goederen en retouren voordat u leveranciers uw laatste datum meldt.
Plan vanaf de laatste ontvangstmogelijkheid
KVK adviseert bij stoppen rekening te houden met de bestel- en levercyclus en bestaande afspraken. Voor uw leveranciers betekent dit praktisch: wanneer sluit het magazijn, wanneer stopt de ontvangstbezetting en hoe lang duurt een retour? Leg een voorstel tot annulering of wijziging apart voor. Presenteer een nog onbeantwoord verzoek niet als een bevestigde afspraak.
Koppel elke open levering aan ordernummer, status en contactpersoon. Vermeld bij retouren wat klaarstaat en wie het ophalen heeft aanvaard. Houd factuurverwerking en resterende contactmogelijkheden beschikbaar voor de afgesproken afhandeling. Automatisch bestellen en vaste herhaalorders verdienen een eigen controle: de sluitingsdatum in een e-mail stopt zulke systemen niet.
Voorbeeld: vrijdag dicht, maandag nog een levering
Een fictief bedrijf sluit vrijdag 27 november. Er staat nog een herhaalorder voor maandag 30 november en een retour van twintig kratten op donderdag. De planner controleert de ordervoorwaarden, vraagt bevestiging van een wijziging en schakelt volgende automatische bestellingen uit. Hij laat de leverancier bevestigen wie donderdag de kratten ophaalt. De bestaande order blijft een open punt zolang de wijziging niet is geregeld.
Doe een laatste controle per leverancier
Vergelijk uw overzicht met de reactie van de leverancier. Vraag uitleg bij een verschil en bepaal wie het oplost. Geef geen onbevestigde belofte dat alle rekeningen voldaan zijn. Bewaar de afgesproken eindafhandeling bij de bestaande administratie, zodat een nagekomen vraag niet alleen afhangt van een inmiddels vertrokken medewerker.