Kunt u een ledenvergadering van uw gewone vereniging niet bijwonen, controleer dan eerst of en hoe vertegenwoordiging is toegestaan. Geef niet alleen een keuze voor of tegen door. Controleer ook of uw opdracht nog past als de vergadering een ander bedrag, moment of voorstel bespreekt. Deze gids gaat niet over een VvE, aandeelhoudersvergadering of bestuursstemming.
Geef een begrensde steminstructie en regel wat uw vertegenwoordiger bij een wezenlijke wijziging mag doen.
Verbind uw instructie aan de echte agenda
KVK adviseert statuten en wet te volgen bij besluitvorming en volmachten te controleren en bewaren. Vraag de secretaris naar de regels voor vertegenwoordiging, registratie en eventuele grenzen. Controleer uw eigen stemrecht en dat van de gekozen vertegenwoordiger. Een formulier maakt een volgens de regels niet toegestane vertegenwoordiger niet alsnog bevoegd.
Noem de vergadering en de versie van het voorstel waarop uw instructie berust. Spreek af wat de vertegenwoordiger doet bij een wezenlijk gewijzigd voorstel: bijvoorbeeld nieuw overleg als dat mogelijk is, of handelen binnen een vooraf bevestigde beperkte ruimte. Laat de secretaris uitleggen hoe onthouding en registratie in uw vergadering werken.
Voorbeeld: € 20 verhoging wordt € 35
In een fictieve oproeping staat verhoging van de jaarcontributie met € 20. U wilt daarvoor stemmen. Tijdens de vergadering wordt € 35 voorgesteld. Uw gemachtigde heeft alleen een instructie voor het oorspronkelijke voorstel. Hij kan uw mening over € 35 niet raden. Daarom heeft u vooraf bepaald hoe een wezenlijke wijziging wordt behandeld binnen de gecontroleerde vergaderregels. Dit voorbeeld voorspelt niet of de vergadering het gewijzigde voorstel geldig mag behandelen.
Meld een wijziging vóór het stemmen
Dien de volmacht volgens de afgesproken procedure in. Komt u toch zelf, trek dan niet alleen mondeling uw instructie terug: stem de registratie af met secretaris en vertegenwoordiger zodat uw stem één keer wordt uitgebracht. Vraag na afloop de relevante besluiten terug en controleer een twijfel eerst met de vereniging.