Een distributeur koopt en verkoopt voor eigen rekening; dat verschilt van een handelsagent die bemiddelt. Controleer dus eerst welke relatie u beëindigt. Bij distributie moet u naast de opzegregeling een praktisch afbouwplan maken. De einddatum van de samenwerking en de laatste uitvoering van een order hoeven niet dezelfde dag te zijn.
Maak vóór opzegging zichtbaar welke bestellingen, voorraad en klantvragen nog moeten worden afgehandeld.
Splits uw overzicht in drie lijsten
Maak een lijst van aanvaarde orders, een voorraadlijst en een lijst van open klantdossiers. Zet bij elke order de leverdatum en bij voorraad de aantallen, inkoopwaarde en houdbaarheid. Leg voor klantdossiers vast wie bereikbaar blijft. Vermeng een retourwens niet met een reeds bestaande terugkoopafspraak.
Controleer looptijd, voorwaardenwijzigingen, toepasselijk recht en de voorgeschreven opzegwijze. KVK benadrukt het belang van concrete distributieafspraken en behandelt opzegtermijn en toepasselijk recht. Een langdurige relatie zonder ondertekend contract kan volgens KVK toch een distributieovereenkomst opleveren. Verzamel dus ook eerdere correspondentie en de feitelijke uitvoering.
Voorbeeld: uitstappen duurt langer dan uitverkopen
Fictief: een distributeur heeft 120 machines op voorraad en verkoopt gemiddeld 30 per maand. Vier maanden is een ruwe uitverkoopinschatting, geen passende wettelijke opzegtermijn. Er staan bovendien 20 aanvaarde klantorders en zes servicevragen open. Partijen bespreken afzonderlijk levering, eventuele retouren, merkgebruik en bereikbaarheid voor service.
Controleer welke verkoopaannames realistisch zijn en welke voorraadafwikkeling al is afgesproken. Laat de juridische einddatum beoordelen voordat u toezeggingen doet. Leg het afbouwplan met contactpersonen en controlemomenten vast. Een voorgestelde eindafrekening hoort herkenbaar te tonen wat betaald, teruggenomen of nog betwist wordt.