Voor een meldingsplichtig accountantskantoor moet duidelijk zijn wie een signaal beoordeelt, wie de melding indient en wie controleert dat deze is aangekomen. De FIU-uitleg noemt de ontvangstbevestiging het bewijs dat u daadwerkelijk heeft gemeld. Een dossier met een ingevuld formulier kan dus nog een open actie bevatten. Deze gids helpt die overdracht organiseren; hij bepaalt niet of uw specifieke transactie meldplichtig is.
Volg een ongebruikelijke transactie van signaal tot verzendbevestiging. Voorkom dat een intern bericht of opgeslagen formulier als melding wordt afgevinkt.
Leg waarneming en beoordeling apart vast
Noteer de transactie, betrokken partijen, bron van de informatie en wat onduidelijk is. Laat de verantwoordelijke de toepasselijke indicator en vervolgstap beoordelen aan de hand van de actuele regels voor uw beroepsgroep. Een vreemd bedrag alleen geeft niet alle feiten. Bewaar de reden voor het besluit; laat een interne beoordelingsroute niet onbedoeld de wettelijke meldplicht vertragen.
Voorbeeld: downloaden is nog niet indienen
Fictief: een medewerker vult het FIU-formulier in, downloadt het bestand en zet het in het dossier. De collega die moet verzenden is afwezig. De dossierstatus staat ten onrechte op klaar. Maak daarom afzonderlijke statussen voor beoordeeld, gereed voor verzending, verzonden en bevestigd. Wijs een vervanger aan en controleer de echte bevestiging. Deze interne labels zijn een organisatievoorbeeld, geen officiële FIU-statussen.
Bewaar onderbouwing gecontroleerd
De FIU-uitleg noemt vijf jaar bewaren van de ontvangstbevestiging en belangrijke gegevens van de ongebruikelijke transactie en verwijst daarvoor naar artikel 34 Wwft. Controleer de wettelijke startdatum per gegeven met uw Wwft-verantwoordelijke; pas niet op alles een termijn vanaf de signaaldatum toe. Neem ook de geheimhouding van artikel 23 Wwft in acht. Beperk toegang tot wie de gegevens voor zijn taak nodig heeft en houd meldingsinformatie uit algemene teamberichten.
Test een afwezige collega en een ontbrekende bevestiging
Loop met een fictief dossier na wat gebeurt als de behandelaar ziek is of de verzendbevestiging ontbreekt. Wie ziet de open actie, wie mag overnemen en wie controleert de opvolging? Gebruik geen echte klantgegevens voor de oefening. Controleer of medewerkers de actuele indicatoren voor hun meldergroep en de portaalinstructies kunnen vinden. Bij twijfel over een indicator verwijst FIU naar de verantwoordelijke Wwft-toezichthouder; een intern proces vervangt die inhoudelijke beoordeling niet.