Willen twee organisaties persoonsgegevens uitwisselen, onderzoek dan eerst waarom dat nodig is en welke wettelijke grondslag geldt. Een gegevensdelingsovereenkomst legt afspraken vast, maar creëert die grondslag niet. De AVG vraagt een duidelijk doel en gegevens die niet verder gaan dan daarvoor nodig is.
Beoordeel doel, rollen en gegevens voordat u een bestand verstuurt.
Een overeenkomst maakt delen niet vanzelf toegestaan
Bepaal wie zelf beslist waarvoor de gegevens worden gebruikt. Is een partij alleen uitvoerder in opdracht, dan kan een verwerkersovereenkomst nodig zijn. Bepalen partijen gezamenlijk doel en middelen, dan vraagt de AVG een regeling voor gezamenlijke verantwoordelijkheid. Kies de vorm na het beoordelen van de werkelijke rol, niet op basis van de naam van een bestand.
Fictief voorbeeld: een vereniging wil een leverancier alle ledengegevens sturen voor het bezorgen van een welkomstpakket. Vraag of naam en bezorgadres genoeg zijn. Geboortedatum, betalingsachterstand en interne opmerkingen hebben voor dit doel geen duidelijke functie. Verminder het bestand vóór verzending in plaats van extra gegevens later te laten verwijderen.
Begin bij de kleinste gegevensset
Leg vast welke gegevens worden gedeeld, met wie, langs welk beveiligd kanaal en wie toegang krijgt. Controleer of gevoelige gegevens of doorgifte buiten de EER extra beoordeling nodig maken. Spreek af hoe fouten worden gecorrigeerd en hoe partijen een beveiligingsincident snel bij de juiste verantwoordelijke melden.
Maak ook bewaartermijnen en het einde van de samenwerking concreet. Wat wordt teruggegeven of verwijderd en wat moet om een andere wettelijke reden blijven? Informeer betrokkenen passend over de verwerking. Een interne afspraak is geen vervanging voor de informatie die zij nodig hebben.
Regel de volledige levensloop
Test vóór de eerste verzending een klein fictief bestand en controleer de toegang. Wijs een eigenaar aan voor wijzigingen in doel of ontvanger. Gaat de partner de gegevens voor eigen marketing gebruiken, beoordeel dat als een nieuw gebruik in plaats van het stilzwijgend onder de oorspronkelijke afspraak te schuiven.