Bepalen twee organisaties samen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt, dan kunnen zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn. Artikel 26 AVG vraagt een transparante verdeling van hun verantwoordelijkheden. Alleen dezelfde software gebruiken of informatie ontvangen bewijst die gezamenlijke rol niet; kijk naar de daadwerkelijke beslissingen.
Verdeel verantwoordelijkheden zonder betrokkenen tussen uw organisaties heen en weer te sturen.
Gezamenlijk beslissen over doel en middelen
Beschrijf het gezamenlijke onderdeel van de verwerking. Een organisatie kan voor andere activiteiten zelfstandig verantwoordelijk blijven. Benoem wie informatie geeft, verzoeken behandelt, gegevens corrigeert en beveiliging bewaakt. Leg niet alle taken bij één partij zonder te controleren of die de noodzakelijke gegevens en bevoegdheid heeft.
Fictief voorbeeld: twee organisaties organiseren samen een evenement en bepalen samen aanmelding en deelnemersselectie. Een deelnemer vraagt organisatie A om inzage. A heeft de aanmelding; B bewaart de selectiegegevens. De regeling moet zorgen dat A snel B inschakelt en dat de deelnemer een volledig antwoord krijgt, niet alleen een doorverwijzing.
Test een inzageverzoek
Spreek een interne contactroute af en test of die werkt bij afwezigheid. Leg vast hoe u de ontvangst van een verzoek registreert en wie de reactie samenstelt. Interne afspraken moeten de wettelijke rechten ondersteunen; zij mogen geen extra hindernis voor de betrokkene worden.
De wezenlijke inhoud van de regeling moet voor betrokkenen beschikbaar zijn. U kunt een contactpunt aanwijzen, maar volgens artikel 26 kunnen mensen hun rechten tegenover iedere gezamenlijke verantwoordelijke uitoefenen. Schrijf dus niet dat zij uitsluitend één gekozen organisatie mogen benaderen.
De afspraak moet ook buiten zichtbaar zijn
Beoordeel nieuwe activiteiten en gegevens opnieuw. Een partner die na het evenement zelfstandig een mailing wil sturen, heeft een eigen doel dat niet automatisch onder de gezamenlijke afspraak valt. Leg ook het einde van de samenwerking en de verwerking van openstaande verzoeken vast.