Een werknemer krijgt in juli een andere leaseauto. De oude rittenapp sluit zodra de auto wordt ingeleverd. Het beleid zegt wel dat privégebruik verboden is, maar niemand heeft de ritten geëxporteerd. Een goed wagenparkbeleid regelt daarom ook wie het bewijs overdraagt, wanneer dat gebeurt en wie ontbrekende gegevens opvolgt.
Bij een autowissel moeten oude ritten, nieuwe toegang en loonafspraken blijven aansluiten. Controleer de overdracht voordat de vorige auto verdwijnt.
Een andere auto begint niet vanzelf een nieuw jaar
De Belastingdienst beoordeelt privégebruik op kalenderjaarbasis. Bij achtereenvolgende auto’s telt het privégebruik in dat kalenderjaar samen. Een autowissel wist eerdere privékilometers dus niet. Gelijktijdige auto’s en een wisseling van werkgever hebben eigen aandachtspunten; beoordeel die situatie afzonderlijk. Een intern verbod en fiscaal bewijs zijn verschillende zaken.
Werk een overdracht uit voordat toegang stopt
Spreek bijvoorbeeld af dat de werknemer op de laatste gebruiksdag de eindstand controleert en ritten exporteert. De wagenparkbeheerder bevestigt ontvangst en noteert de beginstand van de vervangende auto. De salarisadministratie krijgt de relevante gebruiksafspraak en wijzigingsdatum. Vermijd één algemeen vakje “afgehandeld”: een autosleutel kan terug zijn terwijl de rittengegevens ontbreken.
Controleer de jaarreeks met een kleine proef
In een fictieve situatie zijn er 280 privékilometers met auto A en 240 met de aansluitend gebruikte auto B: samen 520. Twee afzonderlijke overzichten onder 500 maken het jaartotaal niet lager. Laat de verantwoordelijke medewerker beoordelen wat dit voor verklaringen en loonverwerking betekent. Neem de proef op in uw periodieke controle en bewaar alleen gegevens die nodig zijn voor de afgesproken administratie.